お歳暮を贈ろう!年賀状を送ろう!それが嫌ならDM代行に依頼しよう

お歳暮を贈ろう!年賀状を送ろう!それが嫌ならDM代行に依頼しよう

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こんにちは。
セブンコードのアイドル、かれちゃんです。
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セブンコードではお歳暮やお中元、年賀状といった季節の節目のご挨拶に
パンフレットやネクタイなどの自社制作物をお送りしています。

その後ご様子伺いでお客様に電話をかけると
「またすごいの作ったね」や「いつも楽しみにしています」と言っていただけます。
こちらこそ、いつも本当にありがとうございます。
極稀に「何だあれは!」とクレームを受けることもありますが
ちゃんとお客様のためになるようなものを
死にものぐるいで制作しているので
怒らずにちゃんとパンフを見たり、ネクタイを使ったりして下さいね♡

月曜日は東京・沖縄の社員から上がってきた
クレームを私が引き受けて解決していきます★★

猫の手も借りたいほど本業が忙しい!
お歳暮・年賀状の送付作業へのクレーム!

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さて、セブンコードのこのお歳暮・年賀状たちですが
普通に一般的なものを贈るより気持ちを込めることはできますが
とにかく時間がかかります。
特に何に時間を費やすかというと、送付直前の作業です。
いざ自社制作物作成終了!となってもやることはまだまだたくさんあります。
今回は業務の合間を縫って私が取りまとめて行いました。
本当に時間がかかって骨が折れる作業なので、メモ書きとしてブログで公開します。
次の担当者や送付先のリストアップに困っている方は参考にしてください!

★送付先のリストアップをしよう
★スケジュールをたてよう
★共有にはGoogleドライブを使おう
★ラベル印刷はExcelにしよう

送付先のリストアップをしよう

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冒頭で偉そうなことを書きましたが
実はセブンコードがブラック企業色を強めた自社制作物を本格的に送り始めたのは2014年です。
その年の夏頃、イベント化実行部と呼ばれる社内部署が立ち上がり
ガッパーなどのイベント運営を行う一環でお歳暮なども自社制作しよう!
という流れになり、冬のお歳暮をタオルとパンフに送ったことがきっかけです。

悲劇はこの時に始まったのです。

セブンコードグループは住所を知らなくても成り立ってしまう
Webや電話代行を主に商材として取り扱うため
転居先不明、該当地名・番地不明、部屋番号不明などで
たくさんの封筒が舞い戻ってきたのです!
その数なんと100通!!!
返却の理由で一番心にぐさっときたのは受取辞退ですね。
さすがにちょっと悲しかったです。

でも!ここでへこたれないのがブラック企業の社畜!
返却された住所や社名はなにかの役に立つはずだとリストアップしておきました。笑

本題の現在の送付先一覧はSalesforceやファイルメーカーなどの
営業管理ツールから吐き出したのをまずはそのままExcelで並べました。
東京の契約分については口頭で逐一確認しましたが
沖縄の契約分は量が多いし遠隔の作業になるので
700件吐き出しましたが問題無いですか?と明確な件数で確認するようにしました。
ここでデータの内容に相違がないかまず確認し、漏れを防ぐようにしました。

スケジュールをたてよう

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予定はずれるものだし、予想外の業務が自分に襲いかかったりするこの世の中。
作業はギリギリではなく、余裕を持って進めることをお勧めしたいです。
納期は守らないと怒られますが早くて怒られるなんてことはあんまりないです。

また、作業にかかる時間は当然のことですが作業量にも比例します。
セブンコードはお歳暮は50社ほど、年賀状のパンフレットは730社ほどと
数に大きな差がでました。

730社のデータ確認はとても数日では難しいと思ったので、2週間の余裕を見て作業をスタートさせました。

共有にはGoogleドライブを使おう

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セブンコードグループは東京、沖縄と距離が離れています。
Excelでデータのやり取りをしてもいいのですが
いちいちデータを加工→保存、メールでやりとりする手間の問題や
加工したデータが途中で入れ替わるリスクの問題を減らしたかったこと。
そして、一緒のデータをリアルタイムで確認しデータの精査をする工程を考慮し
Googleドライブを採用しました。
まあ、社内ツールとしてGoogleドライブが浸透しているという理由も大きいのですが
それはまた別の機会にお話したいと思います。

Googleドライブの利点としては

・同時ログイン・同時編集が可能
・誰とデータを共有するのかセキュリティ管理も可能
・Excelと使い勝手がほぼ一緒

というところが挙げられます。

重複を調べるときは今回は
=if(COUNTIF(A:A,A2)>1,”★”,””)
という関数を採用しました。

A列の中に同一の社名がある場合は★と表示してね!
という関数です。

今回は
・社名別
・住所別
・代表者氏名別
と3つのパターンで重複チェックを行いました。
複数契約していただいているお客様に本当に複数送る必要があるのか、
ここは機械的にチェックが難しい部分なので事業担当者に目視で確認していただきました。

ラベル印刷はExcelにしよう

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700社以上の社名を手書きすることは不可能に近いので
ラベルで住所を印刷しています。
今まではAdobeのIllustratorで一つ一つ丁寧に
ラベルのテンプレートに沿った配置で必要情報を入力し印刷していたのですが
Excel2007以降にラベル印刷のアドインがあることを知ったため、今回より採用しました。

画像の通り
郵便番号
住所
会社名
御中(テキスト)
これを配置指定し印刷、という流れです。

印刷前にプレビュー画面で配置・文字の大きさに問題がないか確認すると
失敗するリスクを減らせると思います!

以上、社外への贈り物送付先のリストアップ方法でした。
セブンコードグループは日頃の顧客管理は頑張っている方だと思うので
必要なときに必要な情報をエクスポートできます!
ここは本当に滞り無くすすみました!
顧客の管理方法についてお困りごとがある方、社畜るにご相談ください!
また、お歳暮、お中元、年賀状などたくさんの印刷を行うときは
ぜひ社畜るのDM発送代行、DM制作をご利用ください!

経理代行スタッフ 山本から今週の業務報告
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入金チェックって本当に面倒ですよね・・・。
社畜るなら入金管理代行も承っております!

このブログを見ている社員のお悩み!!!!
かれちゃんが華麗に★解決します(・∀・)
またね(/・ω・)/


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山本 かれら

山本 かれら

愛媛県松山市でのんびり育った見た目ふんわり女子。 地図と電車と音楽をこよなく愛しています。 誰がなんと言おうとセブンコードのアイドルです★




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