電話代行でも気をつけているメールマナー

電話代行でも気をつけているメールマナー

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こんにちは。毎回性懲りもなく関係無い話からさせて頂きます。
前回記載のブログ(4月17日掲載)へ、軽く喉がやられたと記載して半月ぐらい経ちました。
いつもより気合を入れて過ごしていれば、勝手に治るであろうという見込みでしたが、まだ完治できておりません。

社内では、大地さん、米澤さん、私が体調を崩しておりポンコツトリオと陰で言われている気がします。(大地さんが勝手に言っているだけの可能性)

本当に関係ない話ですが、ブログを書いている今、大地さんに餌付けされています。
パイの実うまい。。。

前回も記載しましたが、夏に引く風邪は長引きますね。。。本当健康って大事。体調を崩さないよう、健康を維持することも大事だなぁとしみじみ思いました。

体調とは全く関係ないのですが、今日で白猫のほうはログイン日数が550日に達しました!
ジュエル(ガチャチケのようなもの)を1回分貰いましたいえーい・・・ショボイ・・・まぁ、ログインしているだけだし貰えるだけ良しとしよう。。。

メールマナーとは

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これが大変難しく、これまで経験がなかった為、現在もなお悪戦苦闘している段階です。

現段階で理解している点としては、
作成するにあたりメールを読む相手に読みやすいよう並べっぱなしではなく改行を行ったり、
接続詞毎で分けたり、あえて漢字に変換しなかったりと、
思いの外やることや気をつける事が多いという事です。。

メールマナーは場合によって異なる

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エンドユーザー様から頂いたご入電の内容を、クライアント様へメールにてご報告させて頂いておりますが、ご報告メールに関しては特に苦戦はしておりません。
エンドユーザー様が仰られた事を、正確にという聴き取りや入力は必要ですが、後は読みやすいように若干手直しして送信するだけですからね。そこは問題ないんですよ。

ただ、クライアント様から頂いたお問い合わせやご依頼に対して返答する場合のメール作成に苦戦しております。メールの内容によっても記載する文面が枝分かれしてしまい、テンプレートのようなものを使って返答を作成すると訳の分からない返答になってしまう可能性すらあります。いや、可能性しかないです。

以前に、特に調べる事もせず、自分なりに文章を作成して送信前チェックをお願いした所、作成の仕方も無茶苦茶だし、日本語が崩壊しているとのお達しを上司から頂きました(笑)。文章は全て修正し、指導を受けるという上司にとってはデメリットとしか言えない時間が発生してしまいました。。すみませんでした。

本文は型がポイントらしい

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どうやら、ビジネスメールには型というものが存在するそうです。
作文をする順序としては、
「宛名⇒挨拶⇒名乗り⇒要旨⇒詳細⇒結びの挨拶⇒署名」で作成するのが最も使用されているメールの作成方法になると教わりました。(上司及びGoogle先生より)

まぁ、それだけでは完璧とは言えず、口頭での案内とは異なった敬語の言い回しについても気をつけなければならないようです。正直難しいです。

一度に沢山記載しても理解が追いつかない(主に私が追いつかない)ので今日はこの辺にしておきます。お疲れ様でした。


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照屋和磨

インターコードの早起き担当。 白猫テニス廃課金プレーヤー。 真面目そうに見えるが見た目だけ。

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