電話代行で気をつけているメールマナー

電話代行で気をつけているメールマナー

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こんにちは。電話代行の料理人宮川です。社畜が家に帰るより会社に残りたいと思えるように毎晩美味しいかもしれないご飯を作り続けて早幾年(2ヶ月)。毎日違うメニューを作っていると自前のレパートリーが減ってくるので、どなたかレシピを教えてくださると嬉しいです。ちなみに私はそーきを煮るのとカレーを炒めるのが大好きです。

それでは本題のメールを送信するときに気をつけていること。前編を始めていきたいと思います。
私は宛名、挨拶、名乗り、用件、結びの挨拶ができているかを気をつけています。

宛名編

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相手の会社名と部署名を書いてからお名前を書きます。相手の会社名は(株)や(有)などと略せずに、お名前には敬称の「様」を忘れずにつけて書いていきます。また、送り先が会社、または担当者名がわからない時などは「御中」を使用します。「御中」と「様」は併用することはないので注意してます。宛名をしっかりと書くことができたら次に挨拶です。

挨拶編

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外部に送る場合は「お世話になっております」が一般的です。さらに丁寧に「いつも大変お世話になっております」としても良いと思います。
社内の場合は、「お疲れ様です」が一般的ですが挨拶は状況によって適切な表現に使い分けをしていくことを心がけてます。
例として以下の文言があります。

先日はありがとうございました。
早速のご連絡ありがとうございます。

挨拶を入れるだけでメールの印象が大きく変わります。メールの印象はそのまま送信者への印象へと繋がりますので礼儀正しく丁寧に挨拶をしています。

名乗り編

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名乗りも会社の正式名称と所属部署、その次に名前を書きます。どこの誰からメールが届いているかわからないと相手に読んでもらえないこともありますのでしっかりと書きます。

結びの挨拶

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代表的な結びの挨拶の「よろしくお願いいたします」は初めの挨拶の「お世話になっております」や「お疲れ様です」と、セットで使われることが多い言葉です。
また、結びの挨拶の例として以下の文言があります。
今後ともよろしくお願いいたします。
ご検討の程、よろしくお願いいたします。

内容に合わせて臨機応変に言葉を変えてメールを締めくくります。これが出来るだけでメール作成上級者の気分になってきます。
さて前編はいかがでしたか。最初と最後がうまくまとまるだけでなんとかなりそうな気がしてきます。

さて、今回は鯖の炙り刺し身を作って終わりにしたいと思います。今後とも電話代行の料理人宮川をよろしくお願いします。


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宮川裕勝

インターコードの走り屋の異名を持つ。 元板前見習いで、料理の腕は一級品。

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