電話代行スタッフが教える!ビジネスでのメールマナー

電話代行スタッフが教える!ビジネスでのメールマナー

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みなさま、こんにちは。
電話代行の女性管理社畜・赤嶺です。

晴天の休日に子供を公園で遊ばせながら、会社のブログを書くことが習慣化してきた今日この頃です。
転職しても決して役にたつことのないスキルですね。笑

さて、週末の公園はというと、ほんとうに人が多いです。ファミリーでピクニックしたり、ボール遊びしたり、サイクリングしたりと、まるでお祭りかなにかと見間違うほどに人・人・人で溢れかえっています。。。
みなさま、暇なのでしょうか?
(と、自分の事は棚にあげてみる。笑)

私は人混みに酔ってしまうタイプなので見てるだけで、ドーンと疲れてしまいます。。。

ちなみに公園よりも普通に海が好きです。

沖縄に住んでるのに 大好きな海にも行けず
休日は公園漬け。。。
通勤途中に車内の窓から見える青い海を横目でチラみしながら日頃のストレスを少しづつ発散しております。
いっそのこと、ビーチで仕事をしてしまおうと浅はかな考えがよぎってしまう事もナキニシモアラズですが暑さと疲れで思考が余計に参ってしまいそうなので自粛したいと思います。笑

さて、ダラダラと前置きが長くなってしまいましたが、今回は電話代行で気をつけているメールマナーをお伝えしたいと思います。(つながりがなくてスミマセン)

電話代行で気をつけているメールマナー

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社畜るの電話代行では企業さま宛に掛かってきたお電話を代理で受け、その内容をメールで報告させて頂くという業務を行っております。そのため毎日たくさんのメールを送信する事になります。

最初は電話を対応しながらタイピングするなんて無理無理と思っていましたが訓練すると意外と なんとかなるものです。

これに慣れてくると 文章を簡潔化しつつ
どれだけ正確に報告できるかが、次に目指す課題となります。

これがなかなか加減が難しく、あまりにも端折り過ぎるとエンドユーザーさまの細かいニュアンスが通じなくなるし、仰った内容を一語一句逃さずにメール作成してしまうと果てしない超大作が出来上がってしまい、読み手もシンドくなります。涙

メールを送るときに心がけておくこと

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読みやすい文章にするため以下のルールを守るようにしています。

・勘違いを防ぐ為、複数の意味をもつ言葉はなるべく漢字を使う事。
・長文はNG!不要な部分は省く。読みやすくする為にも適度に改行を挟む事。
・どちらとも とれるような表現は使わない。伝わりやすい言葉に変換する事。
・誤字、脱字がないか送信前にチェック。立て込んでる時こそ、ミスが起きやすいです。より入念に確認をする事。

代行を依頼する方は、ほぼほぼ多忙な方と なります。シンプルな内容で確認の手間を取らせないようにするのが、クライアント様に提供できる1番のサービスだと思っています。

システム上、上手くいかない時もありますが
みなさまのお役に立てるよう、使いやすい電話代行を目指し日々精進したいと思いますので、今後とも どうぞよろしくお願いします。

ついでにAbema TV fresh!の社畜るチャンネルも見てあげて下さい。
セブンコードの社畜アイドルが涙を流しながらデザイン制作に奮闘している 嘘・偽りのない ありのままの姿が見れると思います。こちらも応援よろしくお願いします(#^.^#)


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