宛名に関するメールマナー、あなたはいくつ知っていますか?

宛名に関するメールマナー、あなたはいくつ知っていますか?

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こんにちは。
インターコード 電話代行担当の米澤です。

先日体調を崩して近くの薬局に行ったところ、店員さんがグイグイ来るタイプの人だったため、
一切買う予定のなかった怪しげな見た目の薬(顆粒タイプ)を購入させられました。
粉の薬は苦手だから錠剤がよかったんですが……地味に熱もあって早く帰りたかったとはいえ、
嫌なことは「嫌です」って言わないとだめですね。

さて、本日とりあげたいのは、電話代行でも使える!メールの宛名についてのマナーです。

メールの宛名に関するマナー

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メール冒頭に必ず記載される宛名。
見落としがちですが、実は大事なマナーがひそんでいるのを皆さんご存知でしょうか。
今日はそんな宛名に関するマナーをいくつかご紹介します。

・敬称に様はつけない
ありがちなのが「社長様」というミスです。
電話代行業務をしていると、営業のお電話などで先方が「社長様いらっしゃいますか」と仰る場合が多いです。
しかし、メールで「社長様」などと書いてはいけません。
同様に「濱野社長様」など、役職の前に個人名が入った場合でもNGです。
「社長」「濱野社長」とするのが正しい表記になります。

・各位を上手に使おう
また、複数の相手にメールを送信する場合、便利なのが「各位」という表現です。
「みなさま」という意味がありますので、「社員各位」とすると「社員のみなさま」という意味になります。
ただ、「お客様各位」という言い回しに関しては、本来であればNGですが、
一般的に広く使用されている表現のため許容されつつあるようです。

・社名や部署名のみの場合は「~御中」
BtoBのやりとりの場合、法人名+個人名でメールを送るのが普通ですが、
担当者が判断できない場合など、法人名のみでメールを送信する場合には様の代わりに「御中」を使います。

法人名+部署名の場合も同じく御中と記載しますが、
法人名+個人名の場合には、法人名にはなにもつけずに、個人名に様をつけるのが正しい記載方法です。

具体的には以下のようになります。

株式会社インターコード 御中

株式会社インターコード
ビジネスコミュニケーション部 御中

株式会社インターコード
濱野 様

メールを送ることで情報共有にもなります

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また、前回お話した「TO CC BCCの使い分け」に関連して、ひとつポイントです。

メールの宛名はTOにいれる人を記載するのが基本ですが、
連絡事項など共有が必要な内容の場合には、誰にCCを入れているかを一緒に記載することがあります。

例えば、私が緒方さんにメールでなにか指示を仰ぎたい場合、
CCには社長(緒方さんを煽ってもらう)・広瀬さん(沖縄の責任者)
そして山内さん(沖縄の直属の上司)をいれることが多いです。

そういった場合、メールの宛名は
「緒方さん(CC:社長 広瀬さん 山内さん)」
のように、CCでほかにこんな人たちに送っていますよ、と記載してあげると
情報がだれと共有されているのか一発でわかるので親切です。
上司をCCにいれることでホウレンソウきちんとできてますよアピールにもなるので、特に新社会人の皆様にはおすすめです。

それでは今日はこのへんで!


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