電話代行で気をつけているメールマナー

電話代行で気をつけているメールマナー

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こんにちは。
インターコード 電話代行担当當銘です。

沖縄では一足早く梅雨入りして、雨が続いています。
雨の日は薄暗く、じめじめと湿気も多いので、憂鬱な気持ちになってしまいますね。
雨に負けず、元気に過ごしたいものです。

前回に続き、今回も電話代行で気をつけているメールマナーについて、まとめてみたいと思います。
今回はよりピンポイントに、「ビジネスメールでやってはいけないこと」をあげてみます。

やってはいけない1・件名と内容が一致しない

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メールの件名はわかりやすく簡潔にするのが基本です!
これは相手に確認の手間をとらせないためと、件名を見て対応について判断をしてもらえるようにという配慮です。
しかし、件名と内容が一致していないと、いくら簡潔に記載していても、その配慮も意味のないものになってしまいます。
たとえば、なるべく早めに対応をしてほしい用件なのに、件名にそのことを記載せず、通常と同じように送ってしまうと、相手が忙しい場合、確認をあとまわしにしてしまう可能性があるでしょう。
また、A社から注文依頼があり、対応をしてほしいという内容なのに、ただ依頼の件とだけ記載して送信してしまうと、誰から、どんな依頼なのかわからず、判断に困ってしまうでしょう。
本文を読めばわかるかもしれませんが、不適切な件名は相手の負担を増やしてしまうことにつながります。
メールを読んだ相手にこちらの意図を伝え、適切な対応をしてもらうためには、具体的、かつ十分な情報を件名に入れる必要があります。

やってはいけない2・漠然とした内容

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誰かにメールを送信する場合、何かしら目的があるはずです。
相手に情報を共有したい、依頼をしたい、感謝の意や謝罪の意を伝えたい、など、いろいろな場面が考えられます。
メールを送信することで、その目的がはっきりと相手に伝わるというのが理想的です。
メールの内容が漠然としたものになるのがNGなのは、こちらの意図をきちんと伝えることができないためです。
何のためにメールを送るのか、相手にどうしてほしいのか、こちらの書いている内容を理解してもらうにはどうしたらいいのかを意識して作成すると、伝わりやすい内容になるでしょう。
5W1Hを意識しましょうというのも、具体的に記載すると、正確に伝わりやすくなるためです。

やってはいけない3・業務上ふさわしくない言葉遣い

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普段親しい相手とのメールで使っていて、問題のない言葉遣いでも、ビジネスの場では不適切ということがあります。
メールを送信する相手との距離や関係を見定めて、失礼のない言葉遣いをすることが大切です。
また、親しみやすく、かわいらしい顔文字や絵文字の使用も、ビジネスメールではNGです。
表現をやわらげたり、気持ちを伝えやすくするために使っていたとしても、なれなれしい・敬意に欠けていると受け取られてしまいかねないので、使用を控えるのが無難です。

やってはいけない4・確認不足による送信

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メールの送信先を間違えてしまった、というのは、起こりがちなミスですが、業務上は本来してはいけないものです。
メールクライアントによっては、送信先にアドレスの頭文字をを入力すると、自動で近いアドレスを検索して出してくれる機能が備わっています。
便利ですが、本来送信する相手ではない人物のアドレスも、相手先として設定してしまいかねない機能でもあります。
便利な機能に頼り切りにせず、送信前には自身で最終確認をおこない、ミスのないようにつとめることが大事です。

以上です。
メールを送信するうえで、気をつけなければいけない点をまとめてみました。
ビジネスメールのルールというと、堅苦しく、難しく感じますが、最終的には相手を思いやった、伝わりやすいメールを送ることが重要、というシンプルな結論に行き着きます。
その点を心にとめて、素敵なメールを送信できるよう、意識していきたいですね。


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