ビジネスで相手にメールを送る時に心がけたい2つのこと

ビジネスで相手にメールを送る時に心がけたい2つのこと

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ハイサイ!
インターコード沖縄支社の広瀬です。

先日久しぶりに連休を取りました。
まぁ別に望んで取ったわけでは無いのですがちょっとシフトの都合で。
結論大人になってまったく予定を入れないでもらった連休を完全に持て余しましたw
買い物行ったり、ジム行ったり、掃除したり。
普段の単発の休みを二日分やったのと同じじゃねーかwww
まあちゃんと計画を立てるか、近場で遊べる友達を造らないとダメですねー。。。

さてそんなとこで今回のテーマは『気をつけているメールマナー』だそうで
僕が普段気にしているメールでの実践マナーを簡単にご紹介させていただきます。

わかりやすい言葉を使う

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基本中の基本と言われてしまうかもしれませんがとっても大事なのでw
僕がメールの文章で一番心がけていることの一つ。
相手の知識や立場に合わせた内容の文章を作ることです。
例えば専門用語であったりとか、最近流行りのビジネス横文字なんかがこれに当てはまりやすいですね。
電話やメールであらかじめコンタクトをとったことのある方なんかだと大体想像がつきますが
使おうか使うまいか迷ったときは100%使いません。
また難しい敬語や、表現方法や難しい漢字、連続した漢字も極力使いません。
文章がサラサラとテンポよく読んでもらえる方が印象も理解ども良いでしょうから。
一つでも疑問の要素が入ってしまうと話が入ってこなかったり不満を持つこともあります。
大体僕の作るメールの文章は中学生レベルであれば問題なくすべて理解できるものを目指してます。
結局は内容と、伝えたいこと、聞きたいことの核の部分が伝われば良いのですから。

出来るだけシンプルに

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先ほどわかりやすい文章をと記述しましたが
分かりやすくしたからといって丁寧すぎて長文になってしまうと読み手側も疲れてしまいます。
こちらも正解の配分はありませんが
前提として相手がわかっていることに関しては記述しない
もしくは記述しても軽く触れるだけ等の配慮で文章が短縮できます。
簡潔な文章を作ることで読みやすくなる。
そうすると読み手側もその分読む文章が減るわけですから理解度が更に上がるというわけです。

番外編・営業の方は必見!

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さて、先程は一般常識としてのメールマナーをご紹介しましたが
番外編として営業、折衝をする際のメールマナー?というかメール小ワザをご紹介させていただこうと思います。
何故なら当たり前のことしか思いつかなくて飽きたからwww
そんなところで一個紹介したいのが『メールの見積要望に関しては直接金額を返信しない。』です。
これは営業の鉄則事項の一つでもあります。
まぁ小売の小口注文問い合わせなんかは対象外となるかもしれませんが
サービス業は全般当てはまる内容なんじゃないかと思います。
サービス業のサービス内容やメニューに関しては本当にクライアントの要件に関して様々です。
その上でまず営業に一番大事なことは聞くこと、把握することなのです。
ニーズ、予算、納期やその中での優先順位はお客様により様々。
そこを把握しないうちに軽くメールで見積なんかを送信しようものならば
コミュニケーションを密に取れた他社に契約をもってかれるでしょう。
この問い合わせメールで対応する営業のゴールは『電話で話す機会を設けること』もしくは『直接会う機会を設けること』なのです。
100%に近い提案をするのであればメール<電話<訪問ですからね。
上記のように丁寧にわかりやすく丁重に直接話す機会をいただく事を返信するようにしています。

身も蓋もないかもしれませんが、まぁ基本的なマナーは多々ありますけど
これに関しては前回の敬語マナーも踏まえ最低限の社会的常識が出来ていれば難しくはありません。
大事なことはコミュニケーションとしての核心をついて的確に答えることが出来ていればあとはTPOによりますね。
ではっ!(・ω・)ノシ


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広瀬 裕

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