電話代行業務は電話に出るまで何があるかわからない。だからこそ普段から意識すべきこと

電話代行業務は電話に出るまで何があるかわからない。だからこそ普段から意識すべきこと

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こんにちわ。電話代行の料理人代行宮川です。
この間会社のベランダでうなぎを炭火で焼いていたのは私です。
炊き立てのうなぎ炊き込みご飯を食べて欲しくて圧力鍋を使ってうなぎを炊き込んだのも私です。
予定では茶碗蒸しも作ることも計画していたのですが、残念ながらなんちゃってひつまぶしで皆様おなかっぱいになっていたのであきらめました。
社長の「会社のベランダでうなぎを炭火で焼くって聞いたことある?」といっていた言葉にいろいろとどうしようと思ったことは内緒です。
ですが、のど元過ぎればなんとやら。次の機会があればいろいろと面白いものが作りたいなとたくらむ今日この頃です。
リクエストお待ちしています。

さてと、そんなおいしい話に続いてあまりおいしくない話が続きます。
そう、それは電話代行をしていて困ったことです。

そんなこと初耳です!とは言えない仕事…電話代行

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電話代行をしていると一番困るのはその会社の人間関係と地理ではないでしょうか。
さすがに、代表の名前や担当者の名前、会社の住所などは知っていたりします。ただし、それは情報と知っているだけでなのでそこを突っ込まれたときが一番困ります。

最近あった話だと、「お宅の社員のだれだれさん、入院したんだって?今どういう状態なの?大丈夫?」とか「今、面接に向かっているのですが、道がわからなくなってコンビニのところにいますがどこに向かったらいいですか」などなど。わかりませんとはいえないので、お客様が求めている答えの解決策として折り返し連絡をするという流れにもっていくわけです。

道案内や何かのついでに社員の近況を聞いてくるような状態であれば地理に疎いとか、本来の問題の解決策について担当から折り返すということで対応を終わることができます。ところが人について聞かれた場合はむずかしくなります。無難なところでは受付ということをアピールして個人的なことについてはお答えできませんよという姿勢を貫くことでしょうか。

まあ、人について聞いてくることは早々あることではないのでそこまで困ることはないと思うのですが、それでも何を聞かれるのかは実際に電話に出るまでわかりません。その時にどうやって切り返すのかを前もって知識としてもっているだけでも変わってきます。

どんな入電にも迅速で丁寧な対応をするために

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一番の解決策は日ごろの対応を自分の中の経験として蓄積して、考えながら対応して、その対応を振り返ることを癖付けることではないかと思います。これは電話代行だけではなくすべての仕事に当てはまるといえることでしょうね。

漫然とした対応ではなく、どんなことにも学びをみつけることができるようになりたいです。

それでは今回はこの辺で。


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