電話代行スタッフとして心に留めておきたいこと3つ

こんにちは。インターコード電話代行担当の當銘です。
最近、お気に入りの靴に少し傷が入ってしまい、憂鬱な気持ちになることがありました。
それほど高価なものではありませんでしたが、それでも気落ちしてしまいます。
ちょっとのことでも、一度気付いてしまうと目に付いてしまうものだなと実感しました。
手入れなどして目立たないようにするしかないでしょうか。
新しい靴の購入を検討するのもいいかもしれません。
季節も冬に変わる時期なので、気分も変わるでしょうか。
前向きに考えてみます。

落ち着いて電話対応をする

今回も電話代行のときに気をつけていることについてお話したいと思います。
私が電話応対をしていて特に大事だなと感じるのは、落ち着いて電話対応をすることです。
電話に出た相手が不安げだったり、自信なさげだったりすると、かけてきたほうも大丈夫かな、しっかり対応してくれるかなと不安になってしまいます。
緊張していてもそれを表に出さず、必要なことを聞き、必要なことをお伝えすることが重要です。
基本的なことですが、あわててしまうと忘れがちなことだと思います。

相手が私の知っている情報を知らないかもしれないと仮定して話をする

また、ほかに重要だと感じるのは、相手が私の知っている情報を知らないかもしれないと仮定して話をすることです。
相手が知っているだろうと思い込んで話をすると、もし情報を知らない場合、お互いに話がかみあわないまま進んでしまうことがあります。
情報の行き違いはトラブルの元です。
特に、電話代行のように、人と人の間に入るようなお仕事は、誤解を招かないように対応する必要があります。
何も知らない相手であってもきちんと通じるような話し方や考え方をするのがよいでしょう。

住所の確認をするときは都道府県名から確認をする

ほかに、私が個人的に気をつけていることは、住所の確認をするときは都道府県名から確認をすることです。
有名な市町村名だからと思っても、同名や似たような名前の地域が他の都道府県にもある可能性があります。
たとえば、実際の例で、茨城県と大阪の茨木市を混同してしまったということがありました。
全然違う地域ですが、お電話だと音が似ているというだけで取り違いが起こってしまうのです。
都道府県名や詳細な内容を確認することで誤解を防ぐことができます。
また、住所の確認時、あわせて郵便番号の聞き取りをしておくと、郵便番号の検索やキーボードの郵便番号変換機能で確認ができて便利です。
ここの住所を伝えたかったのに、違う住所として伝わってしまった、ということがあると、荷物が届かなかったり、郵便物のやり取りに失敗したりと、大きな影響が出ます。
そういったことを少しでも防止するため、聞く際にちょっとひと手間かけることが重要です。
以上です。
今回は電話代行のときに気をつけていることをまとめてみました。
仕事だけでなく、常日頃、いろいろな場面で使えることだと思います。
言うは易く行うは難しで、なかなか実践できないことも多いですが、心にとめておきたいです。

ブラック企業VSホワイト企業　5月26日