役職だけの管理者になっていませんか?管理職の作業範囲を確認しよう【社畜の失敗】

役職だけの管理者になっていませんか?管理職の作業範囲を確認しよう【社畜の失敗】

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おつかれなり~。
今回新たにセブンコードに所属することとなりました。
セブンコードのなんちゃってSE担当の平野a.k.a極楽鳥なりなり。

今回は失敗談のブログと言うことで書けるかどうかもわからないけどノリでOKしちゃいましたなり。
ブログは昔から書いてますが、ちゃんとした?ブログを書くのははじめてなので、これが後日失敗談にならないように頑張りたいと思います(笑)

まずはおさらい!管理職について

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さて、お題のとおり管理者・管理職についてですが、一言に管理職と言っても様々な立ち位置があります。

飲食店のリーダー
コールセンターのSV
工場の現場リーダー
営業部の部長
開発部の部長

などなど様々な組織範囲内で管理職というものが存在します。

まず役職を与えられる時点である程度の仕事や試験をクリアしてきている人と言う事はあるかと思いますが、、、、
「人が居ないから与えられてしまう管理職」と言うブラック管理職とでも言うべき人もたくさん居ることと思います。
今回はそんなブラックな管理職な方々に頑張ってもらえる内容を書いてみたいと思います。

まず管理職に就くということは

人事管理
売上管理
プロジェクト管理
現場管理(人事管理に含む場合も)

上記のような管理項目のどれか、もしくは複数の管理を任されていると思って良いと思います。

今回は以前の職場でやったこともない営業部の部長に所属させられた経験や
はじめてコールセンターのSVをやった時の経験等からお話したいと思います。

管理職の基本!予算の確認

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まず最初に困ったのが
その部署やプロジェクトの予算は?

組織を管理すると言う事はそこに様々な費用が発生するわけですが、
そこには勿論限界とでも言うべき予算枠が必要です。
お金が無尽蔵に湧いてくる部署やプロジェクトなんてものは存在しません。

そこでまずは大雑把でいいので数字を確認する。

・現時点の部の販管費(人件費や福利厚生費、場所代などなど)
・現時点の部署としての売上と売上目標(売上個数、客数、金額等)

実はこの数字が簡単に出てこない会社がかなり多いと思います。
出てきたとしても信憑性にかける数字だったり、いつの数字だよというような数字が出てきたりもします。

飲食店のリーダーと言ったレベルでも

入店数
売上
労働時間

これくらいは簡単に目に見えて出てきます。

このレベルの数字が簡単に出てこない会社、部署は既に危険と思ってよいでしょう!
ブラック管理職への就任おめでとうございます!

とは言っても実際に出てこなくて困った、、、
その場合にはこちらから計算して出すしかありません。
役職についた以上は早々に辞退するのか、やれる範囲でやってみるか把握していく必要があります。

何もわからずにその役職に居続ける事は、会社にもお客様にもマイナスにしかなりません。
それを許容してしまってる会社の先も長くないと思った方が良いと思います、、、、

実際にどうやって数字を確認したらよいのか?

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まずは当たり前ですが経営管理や財務の担当部署に確認する。

この時点で明確な数字が出てこなかったら改めてブラック管理職就任を祝う呑み会でも開いた方が精神衛生上好ましいと思います。
このまま何もしなければルーチンワークをこなすだけのブラック管理職まっしぐらです。

最悪、数字も見えてないのに売上の落ち込みの責任を取らされて、、、、なんてシナリオもありえます。

経営を担当する部署が無い、経理が居ない等の場合には
人事担当部署に勤務日数や勤務時間、残業時間を確認する。可能であれば給与情報も確認する。
なければ過去の求人情報でも良いので自社の社員の給与を予測する。

そんな事確認しなくちゃいけないのか?なんてお思いかもしれませんが、実際にありえるから困り者です。
そして人事担当部署(あればですが)からこの数字すら出てこなかったら、そこも完全に予測になってしまいます、、、

時間と賃金がわかれば、後は保険費用や場所代、物品代金等を見える範囲で大雑把に掛けあわせていきます。
今や「販管費」とかでググれば必要な情報がザクザクと出て来る素晴らしい時代です。めげずに頑張りましょう。

このレベルの情報量の部署で、細かい計算をしてもしかたがないので、まずは把握する事が大切というところからスタートしましょう。
なぜ把握しなければならないかと言うと、管理職の評価というのはその部署全体の数字で評価されることがほとんどであり
そして過去の数字が全部出てこなくても、今日、明日、の数字が見えてくれば、
一ヶ月後、半年後、来年と比較し評価することが出来ます。
むしろそのレベルの部署であれば数字を出したことすらも評価となることもあります。
※そのレベルの場合炎上案件と言ってもいいでしょう、、、

部署の数字を把握できたらようやく仕組みづくりをスタートさせる

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そして数字が見えてきたところで

コスト部門であれば販管費の圧縮
 →無駄に購入していた物品の排除等
 →業務の効率化による残業時間のカット
 →アウトソーシングの検討
 →コスト部門でもできる売上向上への貢献プロジェクト
 
営業部門であれば売上の増加
 →一人あたりの売上高
 →時間単位の売上高
 →コスト部門への影響を抑えるためのプロジェクト

等、上記のように数字が見える仕組みをまず作って、ようやくやるべきことが見えてきます。
日々のルーチンワークを繰り返してるだけではどれだけ頑張っても頑張った成果を見ることも見せることも出来ないのです。
いくらコストカットや効率化をしても

・で、どれくらいカットできたの?業務に支障は出てないの?
・売上上がったって言うけど何が違うの?

なんて言われないようにしなければなりません。

管理職に就任した際の必須業務!裁量権限範囲の設定

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そして次に見なければならないのが

裁量権限範囲

です。

裁量権限範囲の例を挙げると

1・人事権限や採用権限
2・商品価格などの裁量権限
3・クレーム対応時の対応権限範囲

1,2は大抵どこの会社でも承認を上げたり確認を上げたりするフローがあったりするのですが、
3が実は一番触れにくい所となっていてかつ対応を誤ると致命的な箇所となります。

クレーム対応時にやってしまうよくある失敗として

・本来は有料の商品やサービスをお客様に威圧されて無料にしてしまった。
・本来公開してはいけない情報を提供してしまった。
・他部署で対応すべきクレームを承ってしまった。

私もよくぽろっと「無料での対応を検討させていただきます」なんて言ってしまったがために、
実はそこまでの決裁権限は無く、なかなか稟議がおりず大変な事になってしまった事がありました。

有料のものを無料に、、、、これはよくあるパターンなので部署内にフローも情報も無ければ
なるべく早い段階で決めておくべき内容です。
どの部署においても、クレーム対応にかける時間(人件費)と商品価格(サービスであったり物であったり)を天秤にかけて
かつ顧客満足度も考えると対応が早ければ早いほど結果としてプラスになることが多いからです。
とくに人件費は場合によっては数日単位で削られてしまうことも多く、たった数百円、数千円のために数万円~数十万円を失い、
かつ時間もかかってしまい顧客満足度もガタ落ち、、、ということもあります。
断る時も承る時も最速で対応ができるようにフローを確認しておきましょう。

情報の提供範囲に関しても、今はネットでの拡散力が尋常ではない時代です。
自分の権限範囲で実は決められている箇所、決められていない箇所があるため、必ず確認をしましょう。
個人情報に関わる範囲は勿論絶対確認が必要ですが、会社情報やプロジェクト情報等は、
管理職になってしまうとクレーム対応を有利に進めるためにぽろっと言ってしまいがちです、、、、
会社を動かす役員レベルであればその首を持って責任を取れるかも知れませんが、
部の管理、現場の管理レベルの担当がやってしまうと、株主への責任等取れるものでも無く、会社ごと潰れてしまうこともある時代です。
自分の部署に関係無さそうなクレームを気づいたら受けていた、、、なんてことにもならないように
管理職についたとしても、フローがわからなければ必ず確認を行いましょう。

以上、管理職についた時に確認すべき点を、過去の失敗から思い出しながら簡単にまとめてみました。
本来管理職レベルに就く方が確認、決定するものでは無いものがほとんどですが、
決まっていないから何もしなくても良い、のではなく積極的に攻めていき会社に貢献できるように努力をしてみることが大切です。

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ですが、、、、残念ながら努力をしたからと言っても必ず実るとは限りません。
とは言え、そこまでやってきた数字を出すプロセスやプロジェクトを動かす力は
その会社を見定める能力となり、次の会社にも活かせるスキルになります。

今の会社が愛着も沸かない会社だったとしても、ダメ元で踏み台にしてやるぐらいの勢いで攻めてみてはどうでしょうか?


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