引き継ぎの失敗!部下への仕事内容の説明は伝わるまで行おう

引き継ぎの失敗!部下への仕事内容の説明は伝わるまで行おう

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ノーアルコールイズノーライフ!ノーラメーンイズノーライフ!
どうも中性脂肪モンスターこと広瀬と申します。
沖縄は先日ついに梅雨が明けまして本格的な夏シーズンが到来しました!
暑い!とにかく暑いの一言ですw
家のビーシュリンプ君たちが茹で上がりそうな勢いなので
冷房は常に付けている状況で電気代が気になる今日このごろです。
さて、今回の失敗談の内容は弊社の社訓の一つである
相手を大事にするために、一番大事な事は伝えること

この内容での失敗エピソードをひとつご紹介させていただこうと思います。

退職時の引き継ぎに関して

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ある従業員が退職の申し出をしてきました。
その従業員は色々な仕事に携わっており業務の大まかなものは大体把握し
日々の業務を管理し回してくれる信頼していた従業員の一人でした。
話し合いをした結果、意思を尊重しその退職を受諾しました。

まだ退職希望の日程までは数ヶ月ありましたので
今抱えている業務を他の従業員へ引き継ぎをして、退職後も業務が円滑に回るようにプランを組むことに。
また、その間はひと月ごとに面談をして進捗を確認しつつ進んでいる、遅れているの確認をしながら調整する話でまとまりました。

1回目、2回目面談をしたところいずれも順調との報告を受けていたので安心をしていました。
しかしふと引き継ぎを受けた従業員の仕事ぶりを見ていると
キチンと引き継がれたはずの仕事がこなせているようにはあまり見えず
本人に話を聞いてみたところかなり不十分な知識や考え方でその仕事工程をしていることが判明しました。

結局理解してないが為にこなせていないしミスや漏れも多々ある状況。
受けていた報告とは異なるのではないかと疑問を持ち
引き継ぎをしていた従業員へ話を聞いてみることにしました。

伝えるということの意味

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するとその従業員は
ちゃんと内容を説明し教えて、その業務に関しては引き継ぎ完了しています
と言うのです。

確かに説明はしたのかもしれないが、実際に教わった従業員が業務を習得できていなければ
引き継ぎをしたとは言えないのじゃないだろうか?と疑問を持ち
『きちんと出来るようになるまで教えてあげて欲しい』
と話をしてみました。
すると

『私は教えましたが、出来る出来ないは本人の実力によるものだし本人が努力して習得するべきものなので約束は出来ません。』
と言われてしまいました。

確かに言ってることは理解は出来るのですが
引き継ぎというのはただ単純に説明するものではなく
引き継がれた人がある程度習得して任せられるレベルまでなって
始めて引継ぎは完了していると言えるもの。
教えたけど出来なければ、担当を他の人にする事や工程を分断して複数人に教えるとか
もしくは対象者がいなければ一度相談に来てもらうとかいずれかの方法を取って解決をして欲しかったですが
僕の考えている『引き継ぎ』とその従業員が考えている『引き継ぎ』の内容には開きがあったらしく
そのことに関しては話が平行線になってしまいました。
結局は退職日まで極力習得できるように引き継ぎを頑張ってもらい
不安材料が残る部分は最後に報告するというところで折り合いが着きました。

相手に伝わるまで説明しないと伝えたことにはならない

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その後やはり僕が求めていたレベルでの引継ぎは間に合わなくなってしまい
退社した後の体制を整えるまではなんやかんや半年近くかかってしまいました。
この件は最初に引き継ぎとはどこまでを指すのかの確認不足が伝わらなかった理由でしょう。

ある程度わかってるだろうと勝手にタカをくくってしまい
勝手に後釜を育てるまでやってくれるだろう
と思い込んでしまっていました。
伝えるって言うことは一方的に説明することではなく
ちゃんと理解していることを確認して初めて完了するものだと実感しました。

よく会社で仕事のミスや失敗をした時に『言ったじゃん!』『教えたじゃん!』
なんて事を言いたくなってしまうこともありますが
それって本当にそいつが一方的に悪いのか?
もしかしたら伝え方が悪かったかな?ちゃんと理解してることを確認したっけな?
と言うことを最初に疑問視するようになりました。

ちゃんと伝わったことを極力確認すれば怒られたり指摘されても納得できるでしょう。

でもそうじゃなかった場合、モヤモヤした気持ちにさせてしまっても
その先の人間関係も雰囲気も良くならないですからねぇ。
気をつけようと思ったエピソードでした。

ではっ!(・ω・)ノシ


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