電話代行に応用できるメールマナー

電話代行に応用できるメールマナー

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こんにちは。
インターコード 電話代行担当の米澤です。

沖縄はもうすぐ台風の季節になりそうです。
岩手出身の私にとって、台風は年に2~3回くるかこないか、だと思っていたのですが
沖縄は容赦なく台風がやってきます。
そしてその威力も岩手到達時の比ではない……。
雨が嫌いな私にとって沖縄の台風はほんとうにいじめでしかないと思ってます。
今年はあんまり台風きませんように。

電話代行でも使える!正しいメールマナー

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さて、今回とりあげるメールマナーは、「TO CC BCC」の使い方についてです。

メールの宛先にはおもに「TO CC BCC」の3種類があります。
みなさん、それぞれの意味と使い方をご存知ですか?

TO(宛先):「あなたに送っていますよ」という意思表示。直接処理や作業をしてほしい人をTOに入れます。
CC:カーボンコピー(Carbon Copy)の略。「TOの人に送りますので、念の為確認してください」という意味があります。情報共有に使われることが多いです。
BCC:ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略。BCCにアドレスを入力すると、ほかの受信者の画面にはアドレスが表示されません。一斉送信をする際に使うこともあります。

上記のように、それぞれ意味や使い方があります。
弊社の電話代行では専用のシステムを利用してクライアントの皆様へ入電内容を報告しているのですが、
クライアント対応などでいわゆるビジネスメールを送る場合があります。

ビジネスにおけるメールのマナー

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クライアント様へのメールで、それぞれのクライアント様へご連絡する場合
TOにメールを送りたい相手のアドレスを入力し、もし必要があればCC(またはBCC)に自社の担当者のアドレスを入力。
そうすることで、クライアント様へのメールを共有したことになります。

また、長期休暇のお知らせなどで同じ文章を一斉送信したい場合、
すべてのアドレスをBCCに入力して送信することで、「誰にこのメールが届いているのか」がわからない状態で送信することができるようになります。
ここでひとつポイント!「TO」が空の状態でも、メール送信はできるのです。

ちなみに私は100件近いアドレスをBCCにではなくTOに入れて送ってマジで怒られたことがあります。
その節はたいへん申し訳ありませんでした。死にます。って思いました。
あれ以来この使い分けにはめちゃくちゃ気を遣うようになりましたw

私のような失敗を(しないと思いますが)皆様がしないように、
しっかり読んで正しい使い分けをしてくださいねー!!

じゃねばい!


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