知らないと恥ずかしいメールマナー!宛先の「TO・CC・BCC」は、送受信する時にどのように判断したらよいの?

知らないと恥ずかしいメールマナー!宛先の「TO・CC・BCC」は、送受信する時にどのように判断したらよいの?

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どうもですなり~。

バンダナ社畜の平野ですなり~。
今回もメールマナーについて書いてみたいと思いますなり。

メッセンジャーツールやSNSが流行しすぎてメールを書かないことが増えてきた昨今ですが
どこに出ても恥じない社畜になるためにも是非活用出来るようにしていきましょうなり!!

そもそもBCCとはなんなのか?

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Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)
※稀にBlack ~ とする人も居ます。(「Blind」(盲目)に差別的な意味があるとする人も居るため)

ブラインドは部屋の中に居る人にしか光が見えず、
かつ部屋の外の人からは中の人が誰か見えませんね。

その意味を以って、メールの場合は他の受信者(TO・CCの人)にアドレス(ブラインドの中の人)が見えないように連絡する場合に利用します。
BCCの受信者は、他の受信者に表示されませんが、TOとCCには誰が居るかは確認が可能です。

TOを決める基準

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それではTOを決めるときにはどのようにしたら良いのか?

判断基準として「必ず見て欲しい、もしくは返信して欲しい人」となります。

この場合本文中にも
TO:~~さん

もしくは「TO:」を書かずに最初に
本文:
~~さん

として記載をするようにしましょう。

逆にTOで送られた人は必ず見る(把握する)返信するようにしましょう。
TOで送られていて「知らなかった」「見ていなかった」ということが無いように
必ず見る事が出来るようにフィルターをかけてタグ付けしたり、
フォルダ分けされるようにしましょう。

TOに連名を使ってもよいのか??

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必ず見てほしい人が二人いる、、、
全員に見て欲しい、、、
そういうことがあると思いますが、その場合にはTOに複数名を入れてください。

そして本文中には
TO:~~さん、~~さん

場合によっては
TO:~~部各位
などと見てほしい人全員の名前が上がるようにしましょう。

TOにはAさん、Bさんともに入っているのに

本文
TO:Aさん

~の件について返信をください
などとしてしまうと、Bさんはどうしてよいか困ってしまいます。
場合によっては対応の優先順位を下げられてしまいます。
TO:に入れた人は必ず本文でも指名が出来るようにしましょう。

CCを決める基準はどうしたらよいのか?

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CCには、返事までは要らないけど「情報を共有したい範囲」
後から見返すことが出来るように送っておきたい範囲となります。
TOと違うのは、その時に返信が欲しかったりその時に確認することが必須では無い点です。
ただし、本文中に
CC:~~さん
とあった場合には、優先度は上がると思ってください。
どちらにせよCCとして送られてきたメールは送信者の感覚次第となるため要確認です。
あまりに気になるCCの受信が多すぎる場合は、送り先指定のルールを社内で再確認した方が良いと思われます。

BCCで送る相手はどういう相手?

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まずは自身のメールアドレスをBCCに入れましょう。
会社でメールを送るときは、相手にどう届いたかを確認するためや
送信エラーが起きていないかなど確認するためにBCCには自身のアドレスを入れましょう。
また、送信したメールの種別に応じてさらにフィルターをかけたり、フォルダ分けかけたりすることも可能です。
情報の蓄積・分析のためにも必ず入れるようにしましょう。

次に社内共有用に設定されたアドレスがあればそちらにも送りましょう。
よくあるのが部署用のメーリングリスト用のアドレスなどです。

また、社外にメールを送る際に、社外には知られたくないけど
社内で共有しておきたい担当者が居ればそのメールアドレスをBCCに入れましょう。

BCCの他の使い方として「TOで送りたいけど送り先が多すぎる場合」にも利用いたします。
TO:自身
BCC:各個人のアドレス

などとして宛先を設定し、本文中には
TO:各位 や 受信者各位 ・ ~~部各位 等で全体へのメールであることを知らせるとともに

※本メールはBCCにて各担当へお送りしております。

と一文をつけることで宛先各位にきちんとメールがされていることを知らせておきましょう。
そうしないと、本文中の宛先が全体なのに、一人にしか送信されていないように見えてしまい
宛先不備を指摘されてしまう事があるためです。

宛先は適切に設定出来るように

以上、メールを使う機会が昔と比べて減っては来ていますが、
だからこそ丁寧に利用できるようにこれを機会に意識してみてはいかがでしょうか。

素晴らしいメール対応が出来るように頑張りましょう!


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