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電話代行スタッフが教えるメールのマナー!メールの件名ってどうしてますか?

どうもですなり~。
バンダナ社畜の平野ですなり~。
今回は電話代行業務等でも活用可能なメールマナーについてです。
電話代行じゃなくても実は活用出来るのがメールマナー
良質な社畜を目指すためにも是非活用出来るようにしていきましょうなり!!

件名について

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メールを送る時の件名はどのように決めていますか?
社内である程度ルールがある場合、無い場合でもこの機会にメールフォルダを見返してみてください。
きっちりとルール化されているかいないかで、相手に伝わる印象から業務効率に至るまで大幅に改善することが可能です。

好ましくない例

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件名:お問い合わせいただきました件について
・・・・これだと内容を見ないと何の件かさっぱりですね。
件名:この前はどうもありがとうございました!
・・・・場合によっては迷惑メールフォルダに行ってしまいそうな件名ですね、、、
社内のメールならともかく、社外とのやりとりでこのようなメールを頻繁にやり取りしている場合には
注意が必要と思われます。

業務内容に応じた固定化された件名部分を作りましょう

例えば営業メールである場合にはサービス名や会社名
顧客への回答メールである場合には【サービス名:ご回答】等のようにわかりやすい
件名を一部固定化してつけておくと良いです。
例1:
【社畜る:質問回答】(~~残業時間の真偽について)
例2:
Re:(~~残業時間の真偽について)【社畜る:質問回答】
※この場合()内はお客様の入力された件名
このように固定化した文字列を置いておくことで
何の件だったか、どこから来たかを含め明確に視認することが可能です。

なぜ固定化されている方がよいの?

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皆様はメールを整理する時ってどのようにされていますでしょうか?
まずはメールアドレス毎にフォルダを分けたりタグ付けしたりしていると思います。
次に有効なのがやはり件名です。
特に前方一致であれば業務内容単位で要不要の判断やフィルタリングを行うことが出来たり
自動フィルタリングされていなくても件名の最初を見た時点で
要不要の判断がつきやすくなります。
後から件数が増えてきた時に整理をしたい時にも固定化された件名部分があればあっという間です。
メールを何かしらのシステムに取り込んでいる場合や、Excel等で集計したい場合も同様に
固定化されたルールがあれば容易に分析が可能です。

この機会に改めて見なおしてみましょう

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以上、色々な場面で活用可能なメールマナールールでしたが
これを機会に私も改めて見なおしてみたいと思います。
より快適なメール対応を目指して頑張りましょう!

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