電話代行でも気をつけているメールマナー

電話代行でも気をつけているメールマナー

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はっひふへほー!どうも入社二年目(自称?)新人社畜やまPです。

じめじめしてきたなと思ってたらまだ梅雨じゃありませんでした。
でもこれからもうすぐ梅雨の時期がやってまいります。
年中じめじめしている沖縄ですが、梅雨の時期はさらにじめじめ。。
某小南さんちのカビ事情が心配な今日この頃です。

今回のお題 メールマナーについて

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今回のお題は電話代行でも気を付けているメールマナーについて。です。
メールマナーあまり自分でも得意な分野ではないのですが、こればっかりは社会にでてみないとわからないですね。
昔の職場でセンター長(いわゆる部長さん的な人)から届いたメールを
シカトして怒られたことはみんなには内緒です。マナー以前の問題なんで皆さんはマネしないでください。

まずは何が言いたいのか考える

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長文になればなるほど言いたいことが前後してしまい、伝わらなかったり読んでも意味が分からない文章になってしまいます。
まずは何が目的なのか何を伝えたいメールなのか一旦箇条書きで伝えたい事を書き出してみましょう。

伝えたい事を書き出したら文章校正を考えます。文章校正とは、相手に伝える順番ですね。
起承転結を意識して結論に至るまでの流れをできるだけスムーズに並べる様にしましょう。

話し言葉で文章のラフを作ってみる

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ラフってありますよね。映像を構成する前にもラフ。仕事の順序を確認するためにもラフ。
何事もまずは大雑把につくって道筋を確認することが大事です。
そうしないとどんなにいいことを書いても相手に伝わりません(社長みてるかなー|д゚))

某照屋君はこのあたりがとても苦手で敬語表現や丁寧語を意識しすぎて最終的に
何を言いたいのかわからなくなってしまいます。汗

まずは自分の言葉でいいので文章のラフを作成し、文章のひな型を作成してみましょう。

———-以下例文———-

部長

おつっすー。山内です。

いやまじごめん。
べつにメール無視したんじゃないよ。
なんかたくさん来ててメール埋もれてたっぽい。

次から気を付けてみる様にするね。

つか、部長も返信ほしいなら、
返信要とか必須とか言ってくれると
わかりやすくていいと思うよ(*´▽`*)

よろっすー

—————————-

ラフの次は清書

yamauchi01
ラフのままではメールは送れませんよね。話し言葉やちゃらちゃらな言葉のままでは相手に失礼になります。
ときたら次は清書をしてきましょう。敬語表現に置き換えたり丁寧語に置き換え失礼のない文章に書き換えます。

———-以下例文———-

部長

おつかれ様です。山内です。

先日はお返事もせず大変失礼しました。
ご連絡をいただいた当日は業務が立て込んでおり、
他のメールに紛れてしまって
しっかりと読み込めておりませんでした。

次回以降この様なことのない様注意いたします。

また、お使いのメーラーにてメールのフラグ機能や
返信必須チェック等といった機能もございますので、
お手数をおかけすることになり恐縮ですが、
送信の際に機能を実行いただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけし申し訳ありませんでした。
今後もよろしくお願いいたします。

—————————-

これぐらい丁寧なら部長もあんまりおこらないはずw

メールで気を付けることその他

yamauchi
注意するところはさまざまありますが、最初の挨拶・結びの言葉、
敬語表現、段落など細かいところをあげたらきりがありません。

しかし何よりも相手に伝わるか?これは最も大事だと思います。
文章だから伝わること。文章だから伝わらないこと。よく考えて文章作成できるといいですね。

そしてメールだけで済まそうとせず、大事なことはメールを送って電話でも伝える事や
電話やチャット。内容によっては面と向かって口頭で伝える等々、
正しい情報伝達手段を選択するのも大事ですよね。
わからなくなったらまずは先輩や上司に相談するといいかも(^^♪

それでは今回はこの辺でしーゆー


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