電話代行で起こるトラブルを想定して普段から気をつけること

みなさま、こんにちは。電話代行の女性管理社畜・赤嶺です。
前回のブログ記事にて下書きを誤って削除してしまい泣けたという、どうでもよい内容の情報をブチまけたのですが、それを読んだ心優しい社内のアイドルからグーグルアプリのドキュメントが便利だと教えてくれたので早速活用しています。（単純そして素直。笑）
いや、これ、凄いっす。
仕事でのチェック用にアプリを入れてはいましたが閲覧程度のみで文章作成には全く使ってませんでした。（もったいない。。。。）
私の求めてる機能がキチンと全部入ってるしPCのみではなくスマホでも使え、かつ文字数のカウントができます。ついでにフォントの色を変えたり太字にしたりなんかも簡単です。そして何よりほぼ毎分、自動保存してくれるところが素敵過ぎます。メッチャ気がききます。こんな私にどうしてそんなに尽くしてくれるの？ってくらい愛で溢れかえった仕様となっております♪おすすめです。

このアプリを使うようになりブログがサクサク〜かけるようになりました。
公開予定日近くで記事を提出して担当者に迷惑をかけることも少なくなるはずです！！(おそらく。笑)
編集長、毎度毎度、ごめんなさい。ちゃんと反省してます☆

お客様の電話を代行する業務のため不測の事態にも備えています

さてさて、今回のテーマは電話代行の時に困ったこと第2弾です。
弊社ではご契約頂いたクライアント様の会社窓口として代理でお電話を受け、その内容をシステムを使って報告させていただいております。作業効率UPの為、PC周辺機器を無線化し机の上をスッキリさせる事で動線を短くし入電への対応を素早く行えるよう工夫し業務に取り組んでいます。しかしながらBluetooth接続のキーボードやマウスの電源に乾電池を使用している為、運悪く電池切れ！ちゃん！ちゃん！！なんてことが電話対応中に起こってしまうことが、たまーにあります。（本当に稀ではありますが）そういう時は、オーマイガー。乾電池さん。空気よんでもう少し頑張って下さいよ。しゅん。。。てな事になります。
万が一の時の為にデスク上に紙とペンも設置してるのですが日頃あまり使う機会がない為、ペンのインクが詰まり字が書けないこともなきにしもあらず。(メンテ不足。。。)
そういった不備が重なり一瞬にして果てしない絶望感を味わうことになるのですが、『キーボード使えなくなったから誰から かかってきたのか、名前も連絡先もＰＣに情報を残せてないっす。ペンが使えなかったからメモもできてないっす。申し訳ないっす。』とはクライアント様へ口が裂けても言えません。

PC使えない。紙も使えない。。。そういったピンチの時は電話機の録音機能を活用します。
通常の応対において、会話の内容を録音する事はまずありませんが、こういった場合はそうも言ってられません。使えるものは使いましょう。録音さえしておけばメンテ終了後に内容を聞きかえしシステムへ反映する事ができます。
PCが固まったり、不意に電源の配線が抜けてしまったり(あまりないとは思いますが…)
機械を使う以上、予想外な事がいつ何時起こるかわかりません。そういった時に困らないよう、準備は常に万端に。
メンテはシッカリと。普段使ってる機械の機能はちゃんと把握するようにしておきましょう。
ピンチに陥ったときこそ、自分の仕事に対する姿勢が大きく反映される時です。不慮の事態をどこまで想定できるのかが鍵です。
電話代行にかかわらず、他の業種に置いても通じるものがあると思います。
もう一度言います。
準備は万端に。メンテはシッカリと！笑
では、また次回*･゜ﾟ･*:.｡..｡.:*･'(*ﾟ▽ﾟ*)’･*:.｡. .｡.:*･゜ﾟ･*

ブラック企業VSホワイト企業　5月26日