電話代行担当が教える!メールマナーはここに気をつけろ!

電話代行担当が教える!メールマナーはここに気をつけろ!

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こんにちは。インターコードの電話代行料理人宮川です。
最近会社のベランダにピザ窯を設置するにはどうしたらいいかを悩みながら日々すごしています。理想は持ち運び可能、お手入れ簡単、作成楽々です。とりあえず、地道に煉瓦を組んでいくか、ドラム缶等で簡易オーブンを作るか悩んでいるところです。
ベランダでピザが焼けるとすごく面白いと思うのですがどうでしょうか。よいプレゼン方法がありましたらぜひ教えて下さい。

それでは、今回の気をつけているメールマナーを始めていきたいと思います。

メールで本文を書く前に気をつけるべきこと

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前回お伝えした挨拶を行えたらいよいよ本題です。
まずはメールの用件を簡潔に説明して何のためのメールか説明します。また、文章が長くなる場合は前もって「長文で恐縮ですがご確認のほどお願いいたします」といった断りを入れておきます。
いよいよ本文ですが大切なことは分かりやすく書くこと。その一言につきます。時間をかけて長文を書いたとしても、伝えたい事が伝わらなくては意味がありません。
文章を分かりやすく書くには、「何を伝えたいか」「何をしてほしいか」を明確にすること、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。
書き終えたら一度読みなおしをしましょう。その時によくわからないとおもうのであれば書き直しをしましょう。それでも不安なことがあれば、別の人に確認してもらうこともよいと思います。

メールで本文を書いたあとに気をつけること

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文章構成はみなさまがすでに聞き覚えのある
いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)
を埋めていけば問題なく作成できると思います。
わかりやすいメールの文章の特徴は簡潔であることです。繰り返しになりますが伝わらないということを避けるためにも、結論をしっかりと述べることが必要です。簡潔に結論を、そして詳細を伝えましょう。
また、メ-ルでは箇条書きで記載してみることも効果的です。内容によっては、文章よりも箇条書きで記載することで分かりやすくなることがあります。
箇条書きにしたほうがいい例としてはイベントの周知などは文章で書いていくよりも箇条書きで書いた方が見やすくてわかりやすくなると思います。

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さて、ここまでできたらみなさまも素敵なメールがかけるようになっていると思います。素敵なメールも美味しい料理も基本は同じです。
相手のことをおもいやり、しっかりと準備をして、丁寧に仕上げていく。それだけです。

それではまた、お会いしましょう。


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