総務の仕事、全部「ついで」で片づけていませんか！？郵便の開封、備品の注文、「Wi-Fiのパスワードどこ？」への返事。総務担当が1人で回している会社で、その人が辞めた日には、どこに何があるのか誰も分からなくなります。役所や取引先からの大事な書類が、机の上の郵便の山に埋もれたまま、なんてことも起きます。
しかも少人数の会社では、郵便を開けるためだけに社長や役員が出社している、なんて話もよく聞きます。そんな会社に向けて、届いた郵便の仕分けなどをAIで回しているセブンコードが、総務AIの活用方法を紹介します！
この記事はこんな人に読んでほしい- 総務を兼務していて、本業の時間が削られている経営者
- 総務担当が1人しかいなくて、辞められたら終わる会社の経営者
- 「総務もAIで効率化しろ」と言われて困っている総務担当
この記事を読むとこうなります- 総務の人件費が月いくら減るか、自分で計算できる
- 何人分の仕事がAIに移るかわかる
- 今使っているツールのまま、郵便・社内問い合わせ・備品の作業をAIに任せられる
- AIに任せるところと、人が残るところがわかる
目次
総務はどこまでAIに投げられる？
総務でAIに投げられるのは「読む・仕分ける・答える・数える」の4つ。郵便の仕分け、同じ質問への返事、備品の数の管理はAIの得意分野です。開けていい郵便かの判断、ルールを決めること、最後の責任は人に残ります。
ハマノーンはひふへほ〜ん。総務って、正直なにをやってる部署なんだ？
すずき社長、それを総務の前で言うと泣かれます。郵便、備品、社内の問い合わせ、書類、来客。会社の「誰の仕事でもないこと」全部です。
ハマノーン全部！？ それをAIがやってくれるのか？
すずき全部ではありません。仕事ごとに「AIでいける」と「人が要る」に分かれます。表にしました。
| Lv | 中身 | 総務だと |
|---|---|---|
| Lv1 | 総務まわりのツールの自動化 | 郵便のスキャンと到着の通知、社内問い合わせへの自動回答、備品の台帳 |
| Lv2 | 生成AIで判断と確認を助ける | 郵便の中身の読み取りと仕分けの候補、社内FAQ・案内文・規程の下書き |
| Lv3 | 回す人 | 仕分けルールの設計、親展や役所からの書類の判断、FAQの更新、現物の確認 |
総務の仕事を1か月分並べて、どのLvでやるかを整理するとこうなります。
| 業務 | AI任せ度 | どのLvでやるか | 人に残ること |
|---|---|---|---|
| 郵便物の受け取り・スキャン |  | Lv1 | 原本の保管・破棄の判断 |
| 郵便物の仕分け・担当への通知 |  | Lv1＋Lv2 | 親展・個人宛て・役所からの書類の扱い |
| 社内問い合わせへの回答（「〜はどこ？」「〜の手順は？」） | | Lv1＋Lv2 | 答えがない質問、ルールの更新 |
| 社内の案内文・規程・マニュアルの下書き | | Lv2 | 内容の確認、決裁 |
| 会議の議事録 | | Lv1 | 決まったことの確認 |
| 備品の在庫・貸出の管理 | | Lv1 | 発注の判断、棚卸での現物の確認 |
| 役所への届出・登記 |  | Lv2（下調べまで） | 中身の判断。登記などは士業の仕事 |
| 防災・安全・オフィスの移転など会社の判断 |  | ― | 人が決める |
電話の一次受付は電話対応AIの記事、経費精算は経費精算AIの記事で詳しく書いています。
AIが得意なのは「読む・仕分ける・答える・数える」
封筒の中身を読んで、誰宛ての何の書類かを分ける。「会議室の予約はどこから？」に、規程を見て答える。コピー用紙があと何箱か数える。総務の時間の大半は、こういう「毎日少しずつ来る、同じような仕事」です。ここはAIが一番強いところで、人と違って同じ質問を10回されても機嫌が悪くなりません。
ハマノーン同じ質問に10回答えても怒らない！ ワシより人間ができてるじゃないか。
すずき比べる相手がおかしいです。ただ、AIは「答えていいか」の判断まではしてくれません。
人が要るのは「判断・例外・責任」
次のような場面は、AIだけでは決められません。
- 「親展」と書かれた、社員個人宛ての郵便が会社に届いた
- 裁判所や税務署から、見慣れない書類が届いた
- 「来月から在宅勤務のルールを変えたい」と社長が言い出した
- 備品が棚卸しの数と合わない
ハマノーン裁判所からの書類も、AIに読ませておけばいいんだろ？
すずき読むのはできます。でも、期限までに何をするかを決めるのは人です。放っておくと、本当にまずいやつです。
ハマノーン……ワシ宛てじゃないことを祈る。
AIは中身を読んで候補を出してくれますが、開けていいか、どう対応するかを決めて責任を持つのは人です。
セルフチェック：あなたの会社はどのLvまで必要？
当てはまるものを数えてください。
- 郵便を開けるためだけに、誰かが出社している
- 届いた郵便が、机の上に何日か積まれている
- 役所や取引先からの大事な書類を、受け取った人しか知らない
- 「〜はどこ？」「〜の手順は？」と、同じ質問に何度も答えている
- 社内のルールや手順が、担当者の頭の中にしかない
- 備品が切れてから、注文し忘れに気づく
- 誰がどのPC・鍵・備品を持っているか、台帳で追えていない
- 総務を社長か、ほかの仕事と兼務の人がやっている
- 総務担当が1人しかいない
- AIを使ってみたいが、設定する時間がない
- 0〜2個：Lv1（ツールの自動化）だけで十分楽になります
- 3〜5個：Lv2（生成AI）まで入れると、毎日の細かい作業がかなり減ります
- 6個以上：足りないのはツールではなく「回す人」です
ハマノーン郵便を開けるためだけに出社……そんな社長、本当にいるのか？
すずきけっこういます。しかも本人は「ついで」だと思ってます。
ハマノーンで、ワシはどうすればいいんだ？
すずきLv3を外に投げる手があります。郵便の山ごと、ウチが引き取ります。
Lv1：その総務ツール、AIとつながってますか？
総務のツールは乗り換えなくて大丈夫。今使っているグループウェアやチャットで、Lv1はつくれます。総務まわりで生成AIと公式につながるのは、2026年10月時点で Microsoft 365・Google Workspace・kintone・Slack など、「みんなが毎日使う道具」の側です。
ハマノーンAIを使うなら、新しい総務のシステムを入れないといけないのか？
すずきいえ、たぶん今使っているもので足ります。メールもチャットも、もうAIとつながっているものが多いです。
ハマノーン新しく買わなくていいなら、ワシは大賛成だ！
総務で使われることが多いツールについて、各社が公式に出しているAIの機能・連携をまとめました（2026年10月2日に各社の公式サイトで確認）。
| ツール | 総務での使いどころ | ツール内のAI機能（公式） | 生成AIとの公式連携 | 公式の根拠 |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365（Outlook・Teams など） | メール・チャット・会議・社内文書 | Copilot：Outlookでメールの下書き・スレッドの要約、Teamsで会議の要約と文字起こし | （Copilot 自体が生成AI。社内データを自動で参照するのは有料のアドオン） | Microsoft Learn |
| Google Workspace（Gmail・ドライブなど） | メール・ファイル・会議 | Gemini：Gmailの要約・下書き、ドライブのファイルの要約、Meetのメモ | （Business Standard 以上に含まれる） | Google Workspace |
| kintone | 備品台帳・申請・社内の問い合わせ管理 | kintone AI（検索AI、スレッド要約AI、レコード一覧分析AIなど） | （公式のMCPサーバー。Claude Desktop などからレコードの取得・追加・更新） | kintone AI、MCPサーバー |
| Slack | 社内の連絡・問い合わせ窓口 | Slack の AI：チャンネルやスレッドの要約、毎日のまとめ（有料プランに搭載） | （公式のMCPサーバー。Claude.ai・Claude Code などから検索・投稿） | Slack の AI、MCPサーバー |
| PKSHA AIヘルプデスク | Teams上の社内問い合わせ窓口 | FAQで自動回答、社内文書を参照して回答、有人対応のログからFAQを自動生成 | （Azure OpenAI Service を使用） | PKSHA AIヘルプデスク |
| atena（Chatwork 郵便受取） | 郵便物の受け取り・PDF化 | （郵便のPDF化、Web上での転送・破棄の指示、Slack・メールでの通知。AI機能の記載は確認できず） | （公式な記載は確認できず） | atena、kubell |
| MailMate | 郵便物の受け取り・PDF化 | （郵便のスキャン・PDF化、メール・Slackでの到着通知、検索。AI機能の記載は確認できず） | （公式な記載は確認できず） | MailMate |
| Assetment Neo | 備品・PC・固定資産の台帳と棚卸 | （バーコード・QRコード・RFIDのラベルで棚卸、貸出の管理。AI機能の記載は確認できず） | （公式な記載は確認できず） | Assetment Neo |
○＝公式で提供／×＝公式の提供を確認できなかったもの。MCPは、ChatGPTやClaudeなどの生成AIから外部のサービスを操作するための仕組みです。
クラウド郵便や備品台帳にAIの機能がなくても困りません。郵便はPDFに、台帳はCSVにすれば、Lv2の生成AIで中身を読んだり、集計したりできます。
ハマノーン郵便のサービスにはAIが付いてないのか。じゃあ意味ないじゃないか。
すずき郵便を「データにする」ところまでやってくれるのが大事なんです。データになれば、あとはAIが読めます。
総務×AIの自動化は5ステップ
総務×AIの自動化でやることは5つ。①入り口を1つにする ②仕分けのルールを書き出す ③社内の「答え」を1か所に集める ④例外だけ人が見る ⑤月に1回ルールを直す。郵便でも社内問い合わせでも、流れは同じです。
ハマノーンじゃあ今日中に全部AIにしといてくれ。
すずき1日では無理です。でも手順は5つだけなので、郵便を例に順番に説明します。
郵便は「会社のポストに届く」「社長の家に届く」「クラウド郵便に届く」がバラバラだと、どこかで必ず漏れます。届く場所を決めて、届いたらすぐスキャンしてPDFにします。社内の問い合わせも同じで、「総務の人に直接聞く」「チャットで聞く」「メールで聞く」をやめて、窓口を1つのチャンネルかフォームにまとめます。AIが読めるのは、データになって1か所に集まったものだけです。
「誰宛てか」「何の書類か」「期限はあるか」で、どこに回すかを決めて文章にします。
- 請求書・領収書 → 経理
- 契約書・取引先からの書類 → 担当の部署
- 役所・裁判所・税務署からの書類 → 総務の責任者（すぐ人が見る）
- 親展・社員個人宛て → 開けずに本人へ
- DM・チラシ → 破棄の候補（捨てるのは人が確認してから）
ハマノーンそんなの、見れば分かるだろう。
すずき社長は分かっても、AIと新人には分かりません。書いておかないと、毎回だれかに聞きに行くことになります。
ハマノーンワシの頭の中を、紙に出せってことか。
すずきそうです。それが一番大事な作業です。
社内の問い合わせにAIが答えるには、答えのもとになる規程・手順書・よくある質問が1か所にまとまっている必要があります。Teamsを使っているならSharePoint、Google Workspaceならドライブ、kintoneならアプリの中。古い規程と新しい規程が混ざっていると、AIは古いほうで答えます。
AIが仕分けに迷った郵便、答えられなかった質問は、「人が見る」箱に入れます。これを毎日決まった時間に、短く片づけるようにします。親展や役所からの書類は、AIの仕分けに関係なく最初から人が見る箱に入れておきます。
- 仕分けを間違えた郵便はなかったか
- AIが答えられなかった質問は何だったか（次のFAQにする）
- 変わった社内ルールが、FAQに反映されているか
- 備品の台帳と、現物の数が合っているか
ハマノーン毎月、直すのか？ 一回作ったら終わりじゃないのか。
すずき社内のルールは毎月どこかが変わります。直さないと、AIが去年のルールで答え続けます。
ハマノーン……ワシが去年言ったこと、もう全部変わってるぞ。
すずきだから直す人が要るんです。
ツールごとの設定ポイント
- Microsoft 365：社内の規程や手順書をSharePointにまとめると、Teams上の問い合わせ窓口（PKSHA AIヘルプデスクなど）が参照できます。Outlookに届いたメールの要約や返信の下書きは Copilot に任せられます
- Google Workspace：スキャンした郵便のPDFや規程はドライブにまとめ、Gemini で要約や下書きをつくります。Gmail のスレッドの要約もできます
- kintone：備品台帳・貸出・社内の申請をアプリにすると、検索AIで「〜はどこ？」に台帳から答えられます。公式のMCPサーバーを使えば、Claude などの生成AIからレコードの登録や更新もできます
- Slack：問い合わせ用のチャンネルを1つ決めて窓口にします。公式のMCPサーバーを使うと、Claude などの生成AIからSlackの検索や投稿ができます
- クラウド郵便（atena・MailMate など）：届いた郵便をPDFにして、Slackやメールで届いたことを知らせてくれます。PDFをLv2の生成AIに渡して、仕分けの候補をつくります
画面やメニューの名前、使えるプランは変わることがあります。各社の公式ヘルプもあわせて確認してください（2026年10月時点）。
Lv2：ChatGPTやClaudeは総務の「下書き係」
ChatGPTやClaudeの出番は、郵便の中身の読み取り、社内FAQや案内文の下書き、備品リストの整理。つまり「読む係」と「下書き係」です。総務の仕事を丸投げはできませんが、白紙から書く時間はほぼなくなります。
ハマノーンChatGPTに「総務やっといて」と頼めば終わりじゃないのか？
すずき丸投げはできません。でも「この郵便、何の書類？」「この規程から社内向けの案内を書いて」は得意です。
ChatGPT・Claude・Gemini・Microsoft Copilot などの生成AIは、総務のツールの「外側」で働いてくれます。ツールの中のAIが「作業係」なら、生成AIは「読む係」と「下書き係」です。
最近は「総務AIエージェント」と呼ばれる、規程を調べてシステムへの入力まで自分で進めるタイプのAIも出てきています。ただ、エージェントでも「何をどこに回すか」のルールがなければ動けないのは同じです。まずは下の5つの場面から始めるのが近道です。
総務で生成AIが使える5つの場面
- 郵便の中身の読み取り：スキャンしたPDFから、差出人・書類の種類・期限を拾って表にする
- 社内FAQの下書き：規程や手順書から「よくある質問と答え」をつくる
- 社内の案内文：健康診断、オフィスのルール変更、年末年始の連絡などの下書き
- 規程・マニュアルの見直し：古い表現や、規程どうしの食い違いを洗い出す
- 備品リストの整理：バラバラな品名をそろえ、発注が必要なものを拾う
そのまま使えるプロンプト例
郵便の仕分けあなたは中小企業の総務担当です。次の郵便物（スキャンしたPDFの文字）を読んで、
「差出人／書類の種類／誰に回すか／期限・対応が必要か」を表にしてください。
役所・裁判所・税務署からの書類と、期限が書かれている書類には「要確認」と付けてください。
判断できないものは推測せず「不明」と書いてください。
【仕分けのルール】（貼り付け）
【郵便物の文字】（貼り付け。個人名は伏せ字に置き換え済み）
次の社内規程を読んで、社員から聞かれそうな質問と答えを10個つくってください。
答えには、根拠になる規程の条番号を必ず付けてください。
規程に書いていないことは「規程に記載なし（総務に確認）」としてください。
【社内規程】（貼り付け）
次の内容で、社員向けの案内文を300字以内で書いてください。
いつ・誰が・何をすればいいかを最初に書き、敬語は丁寧すぎない社内向けにしてください。
内容：〔案内したいこと〕〔締め切り〕〔問い合わせ先〕
ハマノーン郵便の表まで作ってくれるなら、封筒を開けるだけの仕事はなくなるな。
すずきはい。ただ「要確認」が付いたものは、必ず人が見てください。そのための一文もプロンプトに入れてあります。
やってはいけない使い方
- 郵便の中身や社員の個人情報をそのまま貼らない。氏名・住所・マイナンバーなどは伏せるか、置き換えてから使う
- AIの答えをそのまま社内ルールにしない。規程の変更や社員への通知は、決裁の手順を通す
- 社内のルールを先に決める。どのAIを、誰が、どのデータで使っていいか。法人向けのプランや設定なら、入力したデータはAIの学習に使われません（ChatGPTはBusiness・Enterprise、ClaudeはTeam・Enterprise、GeminiはGoogle Workspace版、Microsoft Copilotは職場のアカウント。2026年10月時点の各社公式の説明）。無料版や個人向けのプランは、設定しだいで学習に使われることがあります
Lv3：ツールもAIも入れたのに総務が回らない5つの理由
ツールとAIがそろっても、「回す人」がいなければ総務は止まります。止まる理由は、だいたいこの5つです。
ハマノーンチャットボットとクラウド郵便を入れれば、総務はほったらかしでいいな！
すずき入れただけだと、引っ越す前の住所を案内し続けるチャットボットが残ります。
ハマノーン……お客さんに知られたら、恥ずかしすぎるぞ。
すずき原因はだいたい次の5つです。
① 仕分けのルールを決める人がいない
「この書類は誰に回す？」のルールがないと、AIは毎回迷います。結局、ルールを知っている社長に聞きに行くことになり、社長の時間は1分も減りません。
② 紙が勝手にデータにならない
クラウド郵便を使わない場合、郵便を開けてスキャンする人が要ります。備品の数も、だれかが棚を見ないと台帳は合いません。AIが読めるのはデータになったものだけです。
③ FAQが古いまま放置される
社内のチャットボットが使われなくなる原因として、情報が古いまま放置されることや、そもそも社員に存在が知られていないことが挙げられています（リコーのコラム）。一度間違った答えを返されると、社員はまた総務に直接聞きに来ます。
④ 例外の郵便が溜まる
AIの仕分けで「要確認」になった郵便が、だれも見ないまま「人が見る」箱に溜まっていく。その中に、期限つきの役所の書類が入っています。
すずき「要確認」の箱は、誰かが毎日見ないと、期限つきの書類ほど下に沈みます。
ハマノーン……箱があることすら知らない社長、けっこういそうだな。
⑤ 担当者が辞めると、どこに何があるか消える
どの郵便をどこに回すか、どの備品をだれに貸したか、知っているのが1人だけ。その人が辞めた瞬間に、仕組みごと止まります。冒頭の「総務担当が辞めた日」はまさにこれです。
ハマノーンつまり、ツールとAIがあっても、回す人がいないと止まるってことか。
すずきそうです。Lv1とLv2はお金で買えますが、Lv3は人が要ります。
ハマノーンなら、総務を1人雇うか。
すずき採用には時間がかかります。それに総務の仕事は毎日少しずつなので、会社によっては1人分の仕事量になりません。
ハマノーン……じゃあ、外に任せるしかないか。
すずきその前に。新卒を雇うより、役員のぼくを雇いませんか？ 社会保険料かかりませんよ。イ〜！
ハマノーンすずきくんは、もうウチの役員だろ！
すずき……冗談です。その「回す人」を1時間単位で貸しているのが、社畜るです。
Lv1（ツール）とLv2（生成AI）はお金で買えます。Lv3（回す人）だけは、人がいないと始まりません。
【実例】セブンコードは届いた郵便の仕分けをAIに任せた
セブンコードは、会社に届いた郵便の仕分けなどをAIで自動化しています。総務AIの入り口として、郵便は一番手をつけやすい仕事です。
ハマノーンで、ワシらの会社の総務はどうなってるんだ？
すずき届いた郵便の仕分けは、AIがやってます。
ハマノーンおお！ 郵便はもうAIが仕分けてるのか！ すげ〜！！
すずきはい。ただ、何をどこに回すかのルールを決めるのは人です。そこがLv3の仕事です。
郵便は毎日、種類のちがうものが混ざって届きます。請求書、取引先からの書類、役所からの通知、DM。この「誰宛ての、何の書類か」を分けて回す作業を、セブンコードはAIに任せています。
郵便の仕分けは、総務の中でも「毎日来る・量が読めない・ルールが決めやすい」仕事です。だからAI化の最初の一歩に向いています。
総務のAI化で、よくあるつまずき
ここからは、セブンコードの失敗談ではなく、総務のAI化で一般によく言われるつまずきです。
- 「どう使えばいいか分からない」で止まる：総務省の調査では、日本の企業が生成AIを入れるときの懸念で最も多かったのが「効果的な活用方法がわからない」でした（令和7年版 情報通信白書）。「総務の何に使うか」を決めずに入れると、だれも使いません
- チャットボットが使われなくなる：答えが的外れ、情報が古い、そもそも社員が知らない。この3つで、社内の問い合わせは結局また総務に戻ってきます（リコーのコラム）
- 開けてはいけない郵便まで開けてしまう：封をした信書を正当な理由なく開けると、刑法の信書開封罪にあたります（刑法133条）。郵便をまとめてスキャンする前に、親展・個人宛ての扱いを決めておく必要があります
ハマノーン開けちゃいけない郵便があるのか！？ 会社に届いたのに？
すずき社員個人宛ての親展は、開けずに本人に渡すルールにしておくのが安全です。ここは人が決めるところです。
ハマノーンつまり、AIの前に「ルールを決める」が要るってことだな。
すずきそうです。そこがLv3の仕事です。
セブンコードは「まず人がやって、マニュアルにして、AIにする」
セブンコードの業務代行は、どの業務も同じ順番で進めます。まず人がお客さんの作業を対応してマニュアル化し、そのマニュアルをAIで自動化していきます。
総務なら、最初は人が郵便を仕分けて、問い合わせに答えて、備品を数えます。そのやり方をマニュアルにして、繰り返しの部分からAIに移していきます。いきなりAIに丸投げしないので、「AIが去年のルールで答える」も起きにくくなります。
総務の人件費はいくら減る？何人分の仕事が浮く？
総務のAI化で浮く仕事は、郵便・社内問い合わせ・備品の作業が月40時間から20時間になる場合で0.125人分（仮の数字）。ただし浮いた人をすぐに解雇はできないので、採用を減らす・別の仕事に回す形で人件費を下げます。
ハマノーン前置きはいい。で、結局何人クビにできるんだ？
すずきその前に、今の総務にいくらかかっているかを計算します。
いまの総務の人件費を出す
総務担当の人件費は、給料だけではありません。会社が払う社会保険料などの負担が上に乗ります。
総務の人件費（月）＝ 月給 × 人数 × 会社負担の上乗せ分
会社負担の社会保険料（健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険など）は、給料の約16%です（東京・一般の事業で、40歳未満なら約15.7%、介護保険がかかる40〜64歳なら約16.5%。2026年度の協会けんぽの料率などから計算。業種・地域・年齢で変わります）。
例：月給25万円の総務担当が1人いる会社（仮の数字です）
25万円 × 1人 × 1.16 ＝ 月29万円
兼務の場合は、総務に使っている時間の割合をかけます。社長が郵便や備品の注文をしているなら、社長の時給で計算してみてください。
ハマノーン社長の時給で計算したら、郵便の開封がとんでもない高級作業になるな。
すずき社長が封筒を開けている時間が、会社で一番高い総務になっているということです。
AIで何時間浮くかを出す
業務ごとに「今の時間」と「AI化した後の時間」を並べます。下は計算のための仮の数字で、セブンコードの実績ではありません。自社の数字は、実際にかかっている時間で入れてください。
| 業務 | AI化する前（仮） | AI化した後（仮） | 変わること |
|---|---|---|---|
| 郵便の受け取り・仕分け・通知 | 月12時間 | 月4時間 | 仕分けの候補はAI、人は「要確認」だけ見る |
| 社内問い合わせへの回答 | 月14時間 | 月6時間 | よくある質問はAIが答え、人は答えのない質問だけ |
| 社内の案内文・規程の下書き | 月6時間 | 月3時間 | 下書きはAI、人は確認と決裁 |
| 備品の在庫・貸出・発注 | 月8時間 | 月7時間 | 台帳の集計はAI、棚卸と発注の判断は人 |
| 合計（月） | 40時間 | 20時間 |
何人分の仕事が浮くか（＝何人クビにできる、とハマノーンは言う）
浮く人数 ＝ 浮いた時間 ÷ 1人の月の労働時間（例：160時間）
上の仮の数字なら
（40時間 − 20時間）÷ 160時間 ＝ 0.125人分
ハマノーン0.125人分！ じゃあ総務の8分の1をクビだ！
すずき8分の1は切れません。
ハマノーンなら、毎日1時間だけ早く帰ってもらう。
すずきそれも会社の都合だけでは決められません。次の見出しで説明します。
【注意】AIを入れたから、という理由でクビにはできない
ここは真面目に書きます。日本では、会社が社員を自由に解雇することはできません。労働契約法16条で「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない解雇は無効」と定められています。人員削減のための解雇（整理解雇）は、人員削減の必要性・解雇を避ける努力・人選の合理性・手続きの妥当性の4つを総合して判断されます（厚生労働省委託の相談センターの説明）。
「AIが郵便を仕分けるので、明日から来なくていい」は、まず通りません。
ハマノーンクビにできないなら、AIを入れても意味がないじゃないか。
すずき意味はあります。浮いた時間の使い方を変えるんです。
浮いた人件費の使い道
- 辞めた人の補充をしない：総務が退職や異動で空いたときに、次の人を採用しない
- 売上につながる仕事に回す：浮いた時間を、営業の資料づくりや顧客対応に使う
- 残業を減らす：月末・年度末の残業代がそのまま減る
ハマノーンなら、総務を新しく雇うのはやめよう。浮いたお金で、本社の屋上に露天風呂を掘るぞ！
すずき露天風呂を掘る前に、浮いたお金がいくらか計算してください。
ハマノーン……で、足りない分の総務はどうするんだ？
すずき新卒を雇う代わりに、社畜るに外注してください。社会保険料もかかりません。
Lv3は誰に回させる？採用・社内・外注の月額を比べてみた
選択肢は4つ。①総務担当を採用 ②今の社員＋ツール＋AI ③人の総務代行 ④人×AIの総務代行。AI化した後に残る月20時間（仮の数字）なら、④は月6万円で、月給25万円の担当者を1人雇う（社会保険料込みで月29万円）より安く済みます。
ハマノーン結局、誰に総務を任せるのが一番安いんだ？
すずき4つの方法を並べて比べます。
| ①総務担当を採用 | ②今の社員＋ツール＋AI | ③人の総務代行 | ④人×AIの総務代行 | |
|---|---|---|---|---|
| 月額の目安 | 給与＋社会保険料（約16%）＋採用費 | ツール代＋担当者の時間 | 事業者ごとに料金の決まり方が違う（時間制・月額固定など） | 人の作業1時間3,000円（社畜る） |
| 人件費との差 | ― | 担当者の時間ぶん | 任せる範囲しだい | 例：月20時間なら月6万円（社会保険料なし） |
| 始めるまで | 採用に数か月 | すぐ（ルールづくりに時間がかかる） | 引き継ぎの期間が必要（事業者による） | 最短3日 |
| 社内の手間 | 教育・管理 | 大きい | 小さい | 小さい |
| 辞めるリスク | あり | あり | なし | なし（担当が変わらない） |
| 向いている会社 | 総務の仕事が1人分以上あり、社内に置きたい | 担当がいて、覚える時間もある | 作業を丸ごと外に出したい | 担当がいない、社長が兼務、AI化も一緒に進めたい |
月20時間の総務を外に出すといくら？
20時間 × 3,000円 ＝ 月6万円
総務の仕事は「毎日少しずつ」なので、会社によっては1人分の仕事量になりません。それでも1人雇うと、月給25万円でも会社負担込みで約29万円かかります。AIで作業を減らしたあとの時間だけを外に出すほうが、ずっと小さく始められます。しかも人×AIの代行では、まず人が回して、繰り返しの作業をAIに移していくので、月日がたつほど同じ時間でできる量が増えていきます。
反対に、総務担当がいて手が空いているなら、②の「今の社員＋ツール＋AI」で十分です。外に出すのが得になるのは、社長や役員が自分で郵便を開けている会社と、総務担当が辞めて誰もいない会社です。
ハマノーン月6万円なら、総務を1人雇うよりだいぶ安いな。
すずきしかも教える手間がかからず、辞める心配もありません。
向いていない会社もあります
- 郵便が月に数通で、問い合わせもほとんどない → Lv1（クラウド郵便やチャットの通知）だけで十分です
- 社内のルールを一切文章にしたくない → AIが答えるもとがないので、効果がほとんど出ません
ハマノーンじゃあ、どんな会社が一番向いてるんだ？
すずき郵便は山積み、ルールは社長の頭の中。そういう会社ほど向いてます。
郵便を外の人に見せて大丈夫？総務の線引き
総務の仕事の多くは外に出せます。ただし登記は司法書士、役所に出す書類の作成は行政書士、社会保険・労働保険の手続きは社会保険労務士の仕事です。社員個人宛ての親展の郵便は、開けずに本人へ回します。
ハマノーン郵便も登記も役所の書類も、まとめて全部やっといてくれ。
すずき登記や役所に出す書類の作成は、資格がないとできない仕事があります。そこは専門家と分けます。
ハマノーン線を引いてくれるなら、ワシは安心だ！
士業にしか頼めない仕事
| 仕事 | 担当する士業 | 根拠 |
|---|---|---|
| 本店移転・役員変更などの登記の手続きの代理 | 司法書士 | 司法書士法3条・73条 |
| 許認可など、官公署に出す書類の作成（報酬を得て業として行うもの） | 行政書士 | 行政書士法1条の3・19条 |
| 社会保険・労働保険の書類の作成・提出の代行 | 社会保険労務士 | 社会保険労務士法2条・27条 |
一方、郵便の仕分け、社内の問い合わせ対応、社内の案内文や規程の下書き、備品の管理は、外に出せる仕事です。
郵便と個人情報の扱い
- 親展・社員個人宛ての郵便は開けない：封をした信書を正当な理由なく開けると、信書開封罪（刑法133条）にあたります。仕分けのルールで「開けずに本人へ」と決めておきます
- スキャンしたPDFの置き場所と、見られる人を決める：郵便には取引先や社員の個人情報が入っています。共有フォルダを全社員に開けっぱなしにしない
- AIに渡す前に伏せる：個人名・住所などは、伏せ字にしてから生成AIに渡す
ハマノーンじゃあ社員宛ての郵便を開けて、中身をチェックするのもダメなのか。
すずきダメです。開けずに本人に渡してください。
ハマノーン……ワシ宛てと間違えて開けないよう、気をつけよう。
社内に残すべき仕事
- 社内ルール（規程）を決めること、変えること
- 役所・裁判所からの書類にどう対応するかの判断
- 備品やオフィスにお金を使う最終承認
- ツールの管理者権限
総務代行を選ぶときの確認ポイント
- 今使っているツール（Microsoft 365・Google Workspace・kintone・Slack など）のまま頼めるか
- AIが処理した内容を、人が確認しているか
- 親展・個人情報の郵便をどう扱うかのルールがあるか
- どこまで任せられるか（郵便だけか、社内問い合わせ・備品までか）
- 登記や役所の書類など、士業の仕事をどう分けるか
- 担当者が変わらないか
よくある質問
できません。郵便の仕分けの候補づくりや、よくある社内問い合わせへの回答はAIでかなり自動化できますが、親展や役所からの書類の判断、社内ルールの決定、備品の現物の確認は人が必要です。AIと人の両方をそろえるのが現実的です。
AIを入れたという理由だけで解雇することは、原則としてできません。解雇には客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です（労働契約法16条）。浮いた時間は、退職者の補充をしない、別の仕事に回す、残業を減らす、といった形で人件費の削減につなげます。
郵便の中身の読み取り、社内FAQや案内文の下書き、規程の見直し、備品リストの整理はできます。ただし最終判断は人が行い、社員の個人情報や郵便の中身はそのまま入力しないようにしてください。会社で使うなら法人向けのプランを選びます。
Microsoft 365 には Copilot、Google Workspace には Gemini が組み込まれています。kintone と Slack は、Claude などの生成AIから操作するための公式の仕組み（MCPサーバー）を出しています（2026年10月時点）。クラウド郵便や備品台帳のツールは公式のAI機能を確認できませんでしたが、PDFやCSVにすれば生成AIで読み取りや集計ができます。
乗り換えは必要ありません。今使っているメール・チャット・グループウェアで、郵便の入り口と社内問い合わせの窓口を1つにするところから始められます。
要らなくはなりません。登記の手続きの代理は司法書士、官公署に出す書類の作成は行政書士、社会保険・労働保険の手続きは社会保険労務士の仕事です。郵便の仕分け、社内問い合わせ、備品の管理など、それ以外の総務の仕事をセブンコードが引き受けます。
郵便の仕分け、社内問い合わせへの回答とFAQの更新、社内の案内文や規程の下書き、備品の管理など、士業の独占業務以外の総務の仕事をお引き受けします。まず人が作業を対応してマニュアルにし、そのマニュアルをAIで自動化していきます。人が動く作業は1時間3,000円です。
まとめ
総務AIとは、郵便物の仕分け、社内問い合わせへの回答、社内の案内文や規程の下書き、備品の管理など、総務の定型作業をAIで自動化することです。中小企業の総務は、①グループウェアやクラウド郵便などツールの自動化機能、②生成AIによる読み取りと下書き、③仕分けのルールを決めて例外を判断する人、の3つをそろえて初めて回ります。AIで浮いた時間は、解雇ではなく、採用を減らす・別の仕事に回す・残業を減らすことで人件費の削減につなげます。
Lv1のツールと、Lv2の生成AIはお金で買えます。Lv3の「回す人」だけは、人がいないと始まりません。セブンコードの「AI×人の業務代行」は、このLv3を引き受けて、まず人が回し、マニュアルにして、AIに移していくサービスです。
ハマノーンつまり、クビにはできないけど、総務を新しく雇わずに済むってことだな。
すずきはい。そしてLv3は外に任せられます。
ハマノーンよし、社畜るに投げるか！
すずき投げてください。Lv3はウチが社畜になって回します。
ハマノーンでは、今日はこの辺で、GOOD BLACK😈
