事務AIで事務員はクビにできる？事務作業をAIと人に仕分ける方法

事務の人、もう1人採ろうとしてませんか！？事務は「誰でもできる仕事」に見えて、止まると会社ごと止まる仕事です。担当が1人辞めただけで、請求書も郵便も電話の取り次ぎも、全部社長の机に戻ってきます。

しかも少人数の会社ほど、営業や役員が事務を兼ね、夜に書類と郵便の山を片づけている、なんて話はよく聞きます。そんな会社に向けて、経理・請求書・電話・郵便の仕分けまで事務作業全般を基本AIで回すセブンコードが、事務AIの活用方法を紹介します！

目次

1. 事務はどこまでAIに投げられる？
   1. 事務作業は「型」で仕分ける
   2. AIが得意なのは「写す・振り分ける・作る・確かめる」
   3. 人が要るのは「決める・謝る・責任を持つ」
   4. セルフチェック：あなたの会社はどのLvまで必要？
2. Lv1：その事務ツール、AIとつながってますか？
3. 事務作業×AIの自動化は5ステップ
   1. ツールごとの設定ポイント
4. Lv2：ChatGPTに事務はどこまで頼める？
   1. 事務で生成AIが使える5つの場面
   2. そのまま使えるプロンプト例
   3. ツールの中のAIと、ChatGPTの使い分け
   4. やってはいけない使い方
5. Lv3：AIを入れたのに事務が減らない5つの理由
   1. ① 作業を書き出す人がいない
   2. ② 依頼の入り口がバラバラ
   3. ③ マニュアルがないまま自動化する
   4. ④ AIの結果を誰も確認しない
   5. ⑤ 担当者が辞めると、仕組みごと消える
6. 【実例】セブンコードは事務作業全般をAIに回している
   1. 事務AIでよくあるつまずき
7. 事務の人件費はいくら減る？何人分の仕事が浮く？
   1. いまの事務の人件費を出す
   2. AIで何時間浮くかを出す
   3. 何人分の仕事が浮くか（＝何人クビにできる、とハマノーンは言う）
   4. 【注意】AIを入れたから、という理由でクビにはできない
   5. 浮いた人件費の使い道
8. Lv3は誰に回させる？採用・社内・外注の月額を比べてみた
   1. 月20時間の事務を外に出すといくら？
   2. 向いていない会社もあります
9. 事務はどこまで外注していい？士業との線引き
   1. 士業にしか頼めない仕事
   2. 社内に残すべき仕事
   3. 事務代行を選ぶときの確認ポイント
10. よくある質問
11. まとめ

事務はどこまでAIに投げられる？

事務AIとは、データの転記、メールや郵便の振り分け、定型の書類づくり、数字の突き合わせなど、事務の定型作業をAIで自動化することです。事務作業でAIに投げられるのは「写す・振り分ける・作る・確かめる」の4つ。「決める・謝る・責任を持つ」は人に残ります。

事務作業は「型」で仕分ける

事務作業を業務名（経理、総務、営業事務…）で分けると、「経理はAI、総務は人」のようにざっくりになって失敗します。仕分けるのは業務名ではなく、作業の「型」です。同じ請求書の仕事でも、「金額を転記する」はAI、「支払いが遅れている取引先に電話する」は人、と型で分かれます。

経理・経費精算・請求書・電話対応のように、型がはっきりしている業務は個別の記事でくわしく書いています（経理AI／経費精算AI／請求書AI／電話対応AI）。この記事は、そのどれにも入らない「事務全般」をどう仕分けるかの話です。

AIが得意なのは「写す・振り分ける・作る・確かめる」

紙の書類をExcelに打ち直す。届いたメールを担当者ごとに振り分ける。毎月同じ形のお知らせを書く。2つの一覧を見比べて、合わない行を探す。事務の時間の大半は、こういう「決まった手順の繰り返し」です。手順が決まっている作業は、AIが一番強いところです。

人が要るのは「決める・謝る・責任を持つ」

次のような場面は、AIだけでは片づきません。

• 取引先から届いたメールが、クレームなのか単なる質問なのか微妙
• 「この備品、買っていいですか？」と聞かれる
• 郵便の中に、役所からの見慣れない通知が入っていた
• 社長宛ての電話で、相手が明らかに怒っている

AIは下書きや候補は出せますが、決めて、謝って、責任を持つのは人です。ここが誰もいないまま自動化すると、AIが作った「それっぽいけど違う」書類が、そのまま外に出ていきます。

セルフチェック：あなたの会社はどのLvまで必要？

当てはまるものを数えてください。

• 事務の作業を、全部書き出した一覧がない
• 紙の書類をExcelやシステムに打ち直す作業がある
• 同じ内容のメールを、毎回ほぼ手で書いている
• 郵便・メール・チャットの依頼が、あちこちから届く
• 事務を、社長・役員・営業がほかの仕事と兼務している
• 事務のやり方を知っているのが1人だけ
• その人が休むと、請求書や支払いが止まる
• 手順書やマニュアルがない、またはあっても古い
• ChatGPTなどの生成AIを使っていいかのルールがない
• AIを試したいが、設定する時間がない

• 0〜2個：Lv1（今の事務ツールのAI機能）だけで十分楽になります
• 3〜5個：Lv2（生成AI）まで入れると、手で書く・打つ作業がかなり減ります
• 6個以上：足りないのはツールではなく「回す人」です

Lv1：その事務ツール、AIとつながってますか？

事務ツールは乗り換えなくて大丈夫。Microsoft 365・Google Workspace・kintone・Notion・Chatworkは、どれもツールの中にAI機能があります。ChatGPTやClaudeなどの生成AIから操作する公式の仕組み（MCP）は、2026年10月時点でkintone・Notion・Chatworkがツールの会社から出ていて、Google Workspaceは開発者向けのプレビュー。Microsoft 365はツールの中にCopilotがあり、Claude側の公式コネクタからも操作できます。

事務でよく使うツールが、公式に出しているAIの機能・連携をまとめました（2026年10月2日に各社の公式サイトで確認）。

○＝公式で提供／β＝プレビュー・一部のみ。MCPは、ChatGPTやClaudeなどの生成AIから外部のサービスを操作するための仕組みです。

表にないツールや、生成AIとつないでいないツールでも困りません。一覧をCSVで書き出したり、メールの本文をコピーしたりすれば、Lv2の生成AIで整形やチェックができます。事務AIで大事なのはツールの新しさではなく、どの作業をどのツールに流すかを決めることです。

事務作業×AIの自動化は5ステップ

事務作業×AIの自動化でやることは5つ。①事務作業を全部書き出す ②型で仕分ける ③入り口を1つにする ④人がやってマニュアルにしてからAIに渡す ⑤例外だけ人が見る。いきなりAIを入れるのではなく、AIに渡す手順を先に作るのがコツです。

ツールごとの設定ポイント

• Microsoft 365：Excelの表の整理や集計、Outlookのメールの要約や返信の下書きを、アプリの中のCopilotで頼めます。Microsoft 365 Copilot のライセンスで使える範囲と、追加費用なしのCopilot Chatで使える範囲が違うので、プランを確認してから始めます
• Google Workspace：GmailでスレッドをGeminiに要約させ、返信の下書きを作らせます。スプレッドシートは、Geminiに表の作成やデータの自動入力を頼めます。使える機能はプランで変わります
• kintone：スタンダードコース・ワイドコースなら、管理者が「kintone AI管理」の画面で使いたいAI機能を選んで始めます。生成AIから操作したいときは、公式のkintone MCPサーバーを使います
• Notion：手順書（STEP4のマニュアル）を置く場所にすると、Notion AIで下書きや要約ができます。生成AIからは公式のNotion MCPで検索・更新できます
• Chatwork：依頼がチャットで飛び交う会社は、AI要約で直近のやりとりをまとめてから、STEP3の入り口に流します。生成AIから操作したいときは、公式のChatwork MCPサーバーを使います

画面やメニューの名前は変わることがあります。各社の公式ヘルプもあわせて確認してください（2026年10月時点）。

Lv2：ChatGPTに事務はどこまで頼める？

ChatGPTやClaudeに事務で頼めるのは、文面の下書き、データの整形、資料の要約、チェックの4つ。つまり「下書き係」と「チェック係」です。事務の丸投げはできませんが、手で書く・打つ時間はかなり減ります。

ChatGPT・Claude・Gemini・Microsoft Copilot などの生成AIは、事務ツールの「外側」で事務を助けてくれます。ツールの中のAIが「作業係」なら、生成AIは「下書き係」と「チェック係」です。

事務で生成AIが使える5つの場面

1. 定型メールの下書き：日程調整、お礼、資料送付、催促など、毎回ほぼ同じメールの下書きを作る
2. データの整形：バラバラな書き方の住所・会社名・日付を、同じ形にそろえる
3. 書類の要約：長い契約書・通知・議事録から、期限と「やること」だけを抜き出す
4. 手順書づくり：作業のメモや録音の書き起こしから、マニュアルの下書きを作る
5. 一覧のチェック：2つの一覧を比べて、合わない行・重複・空欄を洗い出す

そのまま使えるプロンプト例

ツールの中のAIと、ChatGPTの使い分け

• 毎日同じ場所で起きる作業（メールの要約、表の入力）→ ツールの中のAI（Lv1）。データを外に出さずに済みます
• ツールをまたぐ作業・1回きりの作業（手順書づくり、一覧の整形）→ ChatGPT・Claude などの生成AI（Lv2）
• 毎回同じ手順で、ツールをまたぐ作業 → MCPなどで生成AIからツールを操作する。ここまで来ると設定と運用の手間が大きいので、Lv3の人が要ります

やってはいけない使い方

• 個人情報・取引先の情報をそのまま貼らない。個人情報保護委員会は、生成AIに個人データを入力するときは、そのデータが学習など応答の出力以外に使われないかを十分確認するよう注意を出しています（個人情報保護委員会の注意喚起）。名前は「A社」「社員番号」に置き換えます
• AIの答えをそのまま外に出さない。生成AIの答えには不正確な内容が混ざることがあります（同じ注意喚起より）。送る前に人が読みます
• 社内のルールを先に決める。どのAIを、誰が、どのデータで使っていいか。法人向けのプランや設定なら、入力したデータはAIの学習に使われません（ChatGPTはBusiness・Enterprise、ClaudeはTeam・Enterprise、GeminiはGoogle Workspace版、Microsoft Copilotは職場のアカウント。2026年9月時点の各社公式の説明）。無料版や個人向けのプランは、設定しだいで学習に使われることがあります

Lv3：AIを入れたのに事務が減らない5つの理由

ツールとAIがそろっても、「回す人」がいなければ事務は減りません。止まる理由は、だいたいこの5つです。

① 作業を書き出す人がいない

AIに渡す作業の一覧がないと、何を自動化すればいいか決まりません。忙しい社長も、毎日の作業で手一杯の事務担当も、棚卸しに時間を割けません。総務省の情報通信白書（令和7年版）でも、生成AI導入の懸念で一番多かったのは「効果的な活用方法がわからない」でした。わからない原因の多くは、AIではなく「自社の作業が見えていないこと」です。

② 依頼の入り口がバラバラ

メール、チャット、紙のメモ、口頭。入り口が決まっていないと、AIに届く前に依頼が消えます。「言った・言わない」で揉めるのも、だいたいここです。

③ マニュアルがないまま自動化する

手順が人の頭の中にしかない作業を、そのままAIに渡しても、AIは「それっぽいけど違う」結果を返します。最初の1回は合っても、例外が来た瞬間に止まります。

④ AIの結果を誰も確認しない

自動で処理されているから大丈夫、と思っていたら、同じ書類が2回送られていた、宛名が古い住所のままだった。確認しないAIの仕事は、あとで全部人がやり直すことになります。

⑤ 担当者が辞めると、仕組みごと消える

どの作業をどのツールにどう流しているか、知っているのが1人だけ。その人が辞めた瞬間に、AIの設定ごと止まります。冒頭の「担当者が1人辞めただけで全部が社長の机に戻ってくる」はまさにこれです。

Lv1（ツール）とLv2（生成AI）はお金で買えます。Lv3（回す人）だけは、人がいないと始まりません。

【実例】セブンコードは事務作業全般をAIに回している

セブンコードでは、事務作業全般を基本的にAIが行っています。経理も、請求書も、電話の一次受付も、郵便の仕分けも、やり方は同じ。作業を型で仕分けて、ツールとAIに流しています。

セブンコードで実際にAIに回している事務作業を、型で仕分けるとこうなります。

個別の業務のくわしいやり方は、経理AI・経費精算AI・請求書AI・電話対応AIの記事に書いています。

事務AIでよくあるつまずき

ここからはセブンコードの話ではなく、公的な調査や注意喚起に出ている「よくあるつまずき」です。事務AIを始める会社は、だいたいどれかで止まります。

• 使い方のルールを決めないまま始める：総務省の情報通信白書（令和7年版）では、生成AIの活用方針を定めている日本の企業は49.7%（2024年度調査）。中小企業では「方針を明確に定めていない」という回答が約半数を占めています（情報通信白書 令和7年版）。ルールがないまま、各自が好きなAIに好きなデータを入れ始めるのが、一番よくある形です
• 何に使えばいいか分からず、試して終わる：同じ白書で、生成AI導入の懸念の1位は「効果的な活用方法がわからない」、次いで「社内情報の漏えい等のセキュリティリスク」でした。作業の書き出し（STEP1）をしないまま「とりあえずChatGPT」で始めると、ここで止まります
• 個人情報をそのまま入れてしまう：個人情報保護委員会は、生成AIに個人データを入力するときは、学習など応答の出力以外に使われないかを確認するよう注意を出しています（個人情報保護委員会）。名簿や顧客一覧を貼ってから気づく、が典型です
• AIの出力をそのまま使ってしまう：同じ注意喚起で、生成AIの答えには不正確な内容が含まれることがあると書かれています。宛名、金額、日付のような「1文字違うと事故になる」ところほど、人の確認が要ります

このLv3は、セブンコードが御社の事務ごと引き受けられます。やり方は全業務共通で、まず人がお客さんの作業を実際に対応してマニュアルにし、そのマニュアルをAIで自動化していきます。

事務の人件費はいくら減る？何人分の仕事が浮く？

事務のAI化で浮く仕事は、事務作業のうち「写す・振り分ける・作る・確かめる」の時間がどれだけあるかで決まります。ただし浮いた人をすぐに解雇はできないので、採用を減らす・別の仕事に回す形で人件費を下げます。

いまの事務の人件費を出す

事務の人件費は、給料だけではありません。会社が払う社会保険料などの負担が上に乗ります。

事務の人件費（月）＝ 月給 × 人数 × 会社負担の上乗せ分

会社負担の社会保険料（健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険など）は、給料の約16%です（東京・一般の事業で、40歳未満なら約15.7%、介護保険がかかる40〜64歳なら約16.5%。2026年度の協会けんぽの料率などから計算。業種・地域・年齢で変わります）。

一般事務の平均年収は356万円です（doda 平均年収ランキング、2024年9月〜2025年8月）。これを月にならして計算すると、

356万円 ÷ 12か月 × 1.16 ≒ 月34万円

事務担当を1人置くと、会社の負担は月34万円ほどになります。兼務の場合は、事務に使っている時間の割合をかけます。社長や役員が事務を兼ねているなら、その人の時給で計算してみてください。たいてい、会社で一番高い事務員になっています。

AIで何時間浮くかを出す

STEP1で書き出した作業を、型ごとに足し算します。下は計算の例です（仮の数字です。セブンコードの実績ではありません）。自社の数字は、実際にかかっている時間で入れてください。

AIに渡せる型（写す・振り分ける・作る・確かめる）は、この例では月80時間。ここから確認の時間を引いた分が「浮く時間」です。

何人分の仕事が浮くか（＝何人クビにできる、とハマノーンは言う）

浮く人数 ＝ 浮いた時間 ÷ 1人の月の労働時間（例：160時間）

上の例で、AIに渡せる80時間のうち半分の40時間が浮いたとすると、

40時間 ÷ 160時間 ＝ 0.25人分

【注意】AIを入れたから、という理由でクビにはできない

ここは真面目に書きます。日本では、会社が社員を自由に解雇することはできません。労働契約法16条で「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない解雇は無効」と定められています。人員削減のための解雇（整理解雇）は、人員削減の必要性・解雇を避ける努力・人選の合理性・手続きの妥当性の4つを総合して判断されます（厚生労働省委託の相談センターの説明）。

「AIが書類を作るので明日から来なくていい」は、まず通りません。

浮いた人件費の使い道

• 辞めた人の補充をしない：事務担当が抜けても、次の人を採用しない
• 売上につながる仕事に回す：事務で浮いた時間を、営業や顧客対応に使う
• 残業を減らす：月末の「書類の夜なべ」がそのまま減る

Lv3は誰に回させる？採用・社内・外注の月額を比べてみた

事務のLv3を回す選択肢は4つ。①事務担当を採用 ②今の社員＋ツール＋AI ③人の事務代行 ④人×AIの業務代行。AIで作業を減らした後の時間だけを外に出せば、事務担当を1人雇うより安く済む会社は多いです。

平均年収はdoda 平均年収ランキング（一般事務）、社会保険料は協会けんぽの料率などから計算（2026年度）。

月20時間の事務を外に出すといくら？

AIで作業を減らした後、人が要る時間が月20時間だとすると（仮の数字）、

20時間 × 3,000円 ＝ 月6万円

事務担当を1人雇う（一般事務の平均年収で、会社負担込み月34万円ほど）必要はありません。人×AIの業務代行では、まず人が回してマニュアルを作り、繰り返しの作業をAIに移していくので、月日がたつほど同じ時間でできる量が増えていきます。AIの仕組みづくりと運用の料金は、料金ページで確認できます。

担当者がいて手が空いているなら、②の「今の社員＋ツール＋AI」で十分です。外に出すのが得になるのは、社長や役員が自分で事務をやっている会社と、事務担当が辞めて誰もいない会社です。

向いていない会社もあります

• 事務作業が月に数時間で、社長が片手間で終わらせている → Lv1のツールのAI機能だけで十分です
• 紙の書類を一切デジタルにしたくない → AIに渡す入り口が作れないので、効果がほとんど出ません

事務はどこまで外注していい？士業との線引き

事務の外注で気をつけるのは、士業にしか頼めない仕事です。税務は税理士、労働・社会保険の手続き書類の作成や提出の代行は社会保険労務士、役所に出す許認可などの書類の作成は行政書士、法律事務は弁護士。それ以外の事務作業は、外に出せます。

士業にしか頼めない仕事

社労士・行政書士・弁護士の仕事は、資格のない人が「報酬を得て、業として」行うことが禁じられています。税理士の仕事は、お金をもらわなくても、税理士でない人がやれば違反です。事務を代行する会社は、この線を越えてはいけません。

一方で、データの入力、メールや郵便の仕分け、定型の書類の下書き、請求書の発行、士業に渡す資料の取りまとめなどは、外に出せます。セブンコードも、士業の独占業務には触れず、それ以外の事務を引き受けます。

社内に残すべき仕事

• 支払いの最終承認（振込ボタンは社内の人が押す）
• 採用・人事評価・契約の判断
• 各ツールの管理者権限と、どのAIを使っていいかのルール

事務代行を選ぶときの確認ポイント

• 今のツール（Excel・Gmail・kintoneなど）のまま頼めるか
• AIが処理した内容を、人が確認しているか
• 手順書（マニュアル）を作ってくれるか、それは自社にも残るか
• 料金は「時間」「件数」「月額固定」のどれか
• 士業の独占業務をどう切り分けているか
• 担当者が変わらないか
• 個人情報や取引先の情報をどう守るか（権限の分け方、AIに入れるデータのルール）

よくある質問

まとめ

事務AIとは、データの転記、メールや郵便の振り分け、定型の書類づくり、数字の突き合わせなど、事務の定型作業をAIで自動化することです。中小企業の事務は、①Excel・Gmail・kintoneなどの事務ツールのAI機能、②ChatGPTなどの生成AIによる下書きとチェック、③作業を仕分けてマニュアルにし、例外とAIの結果を確認する人、の3つをそろえて初めて回ります。仕分けは業務名ではなく「写す・振り分ける・作る・確かめる」（AI）と「決める・謝る・責任を持つ」（人）の型で行います。AIで浮いた時間は、解雇ではなく、採用を減らす・別の仕事に回す・残業を減らすことで人件費の削減につなげます。

Lv1の事務ツールと、Lv2の生成AIはお金で買えます。Lv3の「回す人」だけは、人がいないと始まりません。セブンコードの「AI×人の業務代行」は、このLv3を引き受けて、まず人が作業を回してマニュアルにし、そのマニュアルをAIで自動化していくサービスです。